Checklist pour organiser une célébration de Sinterklaas

Organiser une célébration de Sinterklaas demande surtout de respecter le bon ordre : fixer la date, confirmer les invités et préparer l’animation avant de s’occuper des cadeaux et de la salle. Cette checklist rassemble les tâches à suivre, des premières réservations à l’installation des tables, des boissons et de l’espace scénique. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les piles du matériel audio ou les étiquettes des cadeaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Fixer Sinterklaas et les Pieten
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Remettre le programme à l’animateur
Vérifier la liste de cadeaux
2 personnes
Répartir les cadeaux par groupe
4 personnes
Créer des étiquettes nominatives pour les cadeaux
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Emballer les cadeaux
4 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer la table des cadeaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer le décor de fond
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les toilettes et les lavabos
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes
Envoyer les accompagnateurs aux postes
2 personnes

Événement

Accueillir Sinterklaas
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Diffuser de la musique d’accueil
Présenter l’ouverture
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
Encadrer les activités des Pieten
5 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Distribuer les cadeaux
4 personnes
Encadrer le moment des cadeaux
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Superviser le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Servir le dessert et les boissons chaudes
3 personnes
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes

Suivi

Dégager la table des cadeaux
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Partager les photos avec les parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Cintres de vestiaireqté 100
Tabouretsqté 8

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 4
Affiches de Pietenqté 12
Décoration muraleqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Papier de bricolageqté 5
Carton coloréqté 3
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Ciseauxqté 8
Bâtons de colleqté 12
Boîtes cadeaux en plastiqueqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Mitra en plastiqueqté 2
Bâton en plastique

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 8
Chargeur de batteriesqté 2
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Appareil photo

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Planches à découperqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Caisses de stockageqté 12
Plateauxqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plaques de cuissonqté 6
Gants de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 110
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Petites cuillères à caféqté 80
Plateauxqté 8
Carafes d’eauqté 8

Catering

Courses
Chauffe-plats de traiteurqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Pains de glaceqté 20
Étiquettes alimentation diététiqueqté 30
Cartes nominatives du buffetqté 20
Nappes réutilisablesqté 12
Porte-serviettesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pichetsqté 8
Boîtes à biscuitsqté 8
Poubellesqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Conteneurs à déchets pliablesqté 6

Matériel de sport

Tapis du parcours de Saint-Nicolasqté 8
Cerceauxqté 12
Cônesqté 20
Balles souplesqté 12
Sacs en juteqté 10
Caisses de tirqté 4
Rubans de gymqté 20

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Vérifiez la liste des cadeaux dès que les inscriptions sont stabilisées. Répartissez-les par groupe, emballez-les et ajoutez une étiquette nominative avant le jour de la célébration.
Transmettez le déroulé à l’animateur plusieurs jours à l’avance. Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et le lecteur audio au moins une fois avant l’arrivée des invités.
Ne gardez pas l’installation de la salle pour la dernière minute. Libérez l’espace de la scène, installez les tables et les chaises, puis prévoyez un espace séparé pour les manteaux et les cadeaux.
Mettez les boissons au frais avant l’accueil et préparez le café, le thé et les en-cas juste avant le début. Videz les réfrigérateurs à l’avance pour laisser de la place et vérifiez les rallonges, multiprises et piles rechargeables.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Sinterklaas ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 7 jours pour suivre les inscriptions, confirmer les absences et recueillir les informations alimentaires.
Quand préparer les cadeaux de Sinterklaas ?: Commencez dès que la liste des participants est suffisamment stable, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Répartissez les cadeaux par groupe, emballez-les et préparez les étiquettes nominatives au plus tard la veille.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audio ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant la célébration, puis une vérification finale le jour même. Comptez environ 30 minutes pour contrôler les microphones, les haut-parleurs, les branchements et les piles.
Quand installer la salle pour la célébration de Sinterklaas ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, la décoration et la table des cadeaux. Gardez les 30 dernières minutes pour les boissons, le café, les en-cas et les derniers contrôles.

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