Sinterklaasviering organiseren: complete checklist
Een Sinterklaasviering loopt soepel als je eerst het programma en de locatie vastlegt en daarna pas uitnodigingen, cadeaus en boodschappen regelt. Plan vooraf wie Sinterklaas en de Pieten zijn, hoeveel kinderen komen en welke dieetwensen er zijn. In de laatste week controleer je de cadeaulijst, sorteer je de cadeaus per groep en test je microfoons en luidsprekers. Op de dag zelf draait het vooral om een vrije podiumruimte, een duidelijke cadeautafel en een korte contactlijst voor de organisatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
3 personen
Locatie en lokalen reserveren
2 personen
Sinterklaas en Pieten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma aan presentator geven
Cadeaulijst controleren
2 personen
Cadeaus per groep sorteren
4 personen
Naamlabels voor cadeaus maken
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Cadeaus inpakken
4 personen
Versiering controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cadeautafel klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Achtergronddecor plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Licht en geluid aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Toilet- en wasruimte controleren
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringteam instrueren
2 personen
Begeleiders naar posten sturen
2 personen
Event
Sinterklaas ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstmuziek afspelen
Opening presenteren
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Pietenactiviteiten begeleiden
5 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Cadeaus uitdelen
4 personen
Cadeaumoment begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Buffet begeleiden
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Dessert en warme dranken serveren
3 personen
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Cadeautafel leeghalen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven eten opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's met ouders delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 3
- Garderobehangersaantal 100
- Krukkenaantal 8
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 4
- Pietenpostersaantal 12
- Muurversieringaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Slingersaantal 12
- Knutselpapieraantal 5
- Gekleurd kartonaantal 3
- Plakbandaantal 6
- Dubbelzijdige tapeaantal 4
- Schaaraantal 8
- Lijmstiftenaantal 12
- Kunststof cadeaudozenaantal 6
- Fotowand
- Fotorekwisietenaantal 20
- Kunststof mijteraantal 2
- Kunststof staf
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 8
- Batterijladeraantal 2
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Beamer
- Beamerdoek
- Fotocamera
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Opscheptangenaantal 6
- Snijplankjesaantal 8
- Voedselbakkenaantal 20
- Opslagboxenaantal 12
- Dienbladenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Bakplatenaantal 6
- Ovenwantenaantal 6
- Keukentangenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 110
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Vorkenaantal 110
- Messenaantal 110
- Lepelsaantal 110
- Koffielepeltjesaantal 80
- Dienbladenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Catering
- Boodschappen
- Cateringwarmersaantal 4
- Thermosflessenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Etiketten dieetvoedingaantal 30
- Naamkaartjes buffetaantal 20
- Herbruikbare tafelkledenaantal 12
- Servethoudersaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Kruikenaantal 8
- Koekblikkenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
- Opvouwbare afvalcontainersaantal 6
Sportmateriaal
- Pietenparcoursmattenaantal 8
- Hoepelsaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Zachte ballenaantal 12
- Jutezakkenaantal 10
- Mikdozenaantal 4
- Gymlintenaantal 20
Tips
- Leg het programma uiterlijk één week vooraf bij de presentator neer. Vermeld per onderdeel de geschatte duur, zodat er ruimte blijft voor binnenkomst, cadeaus en uitloop.
- Maak naamlabels voor alle cadeaus voordat je ze inpakt en sorteer ze daarna per groep. Bewaar een extra exemplaar van de cadeaulijst bij de cadeautafel voor snelle controle.
- Test draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de muziekspeler minimaal één dag vooraf. Leg opgeladen batterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar op een vaste plek.
- Zet tafels, stoelen en buffettafels minstens 60 minuten voor aanvang op hun plaats. Houd de podiumruimte vrij en maak een aparte plek voor jassen met kledingrekken en garderobehangers.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes kort voor de ontvangst. Maak koelkasten eerst leeg, zodat schalen en voorraad niet tussen privéspullen verdwijnen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een Sinterklaasviering organiseren?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Regel Sinterklaas en de Pieten uiterlijk 4 weken voor de viering, zodat uitnodigingen op tijd weg kunnen.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een Sinterklaasviering?
- Reken op 2 tot 3 uur op de dag zelf voor opbouw, techniek, catering en ontvangst. Plan daarnaast minstens één avond voor cadeaus, naamlabels en het controleren van de boodschappenlijst.
- Wanneer moet ik cadeaus voor een Sinterklaasviering sorteren?
- Sorteer de cadeaus uiterlijk 1 dag vooraf per groep en controleer direct de naamlabels. Leg ze pas op de dag zelf op de cadeautafel, zodat niets zoekraakt tijdens de opbouw.
- Hoe test ik de techniek voor een Sinterklaasviering?
- Test microfoons, luidsprekers, muziekspeler en het mengpaneel minimaal 24 uur vooraf op de plek waar ze gebruikt worden. Controleer ook alle verlengkabels, stekkerdozen en batterijen; doe vlak voor aanvang nog een korte geluidstest van 10 minuten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!