Checklist para organizar una celebración de Sinterklaas

Organizar una celebración de Sinterklaas requiere coordinar invitados, regalos, artistas, comida y un espacio preparado para el programa. Empieza fijando la fecha, el horario y el lugar; después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas. Los regalos necesitan más tiempo del que parece: comprueba la lista, clasifícalos por grupo, etiquétalos y empaquétalos antes del día del evento. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen olvidarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Contratar a Sinterklaas y Pieten
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Entregar el programa al presentador
Comprobar la lista de regalos
2 personas
Clasificar los regalos por grupo
4 personas
Hacer etiquetas con nombres para los regalos
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Empaquetar los regalos
4 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Vaciar los refrigeradores
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la mesa de regalos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar el decorado de fondo
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar la luz y el sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Comprobar los aseos y el vestuario
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Instruir al equipo de catering
2 personas
Enviar a los acompañantes a los puestos
2 personas

Evento

Recibir a Sinterklaas
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Poner la música de bienvenida
Presentar la apertura
Acompañar el programa de Sinterklaas
3 personas
Coordinar las actividades de los Pieten
5 personas
Atender el rincón fotográfico
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Repartir los regalos
4 personas
Coordinar el momento de entrega de regalos
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar el buffet
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Gestionar el programa musical
2 personas
Servir el postre y las bebidas calientes
3 personas
Acompañar la despedida de Sinterklaas
3 personas
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas

Seguimiento

Vaciar la mesa de regalos
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir fotos con los padres

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 100
Taburetescant. 8

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 4
Pósters de Pietencant. 12
Decoración de paredcant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Papel para manualidadescant. 5
Cartulina de colorescant. 3
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Tijerascant. 8
Barras de pegamentocant. 12
Cajas de regalo de plásticocant. 6
Photowall
Atrezzo fotográficocant. 20
Mitra de plásticocant. 2
Mástil de plástico

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 8
Cargador de bateríascant. 2
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Proyector
Pantalla para proyector
Cámara de fotos

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Pinzas para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 8
Bandejas de comidacant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de hornocant. 6
Guantes de hornocant. 6
Pinzas de cocinacant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 110
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Tenedorescant. 110
Cuchilloscant. 110
Cucharascant. 110
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejascant. 8
Jarras de aguacant. 8

Catering

Compras
Calentadores de cateringcant. 4
Botellas térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Etiquetas de alimentación dietéticacant. 30
Tarjetas identificativas para el bufécant. 20
Manteles reutilizablescant. 12
Porta servilletascant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarrascant. 8
Latas para galletascant. 8
Papeleracant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Toallas de papelcant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Contenedores de residuos plegablescant. 6

Material deportivo

Colchonetas para el circuito de los Pietencant. 8
Aroscant. 12
Conoscant. 20
Pelotas blandascant. 12
Sacos de yutecant. 10
Cajas de lanzamientocant. 4
Cintas de gimnasiacant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto con varias semanas de margen. Reserva también las salas necesarias y confirma dónde se colocarán el escenario, el guardarropa y la mesa de regalos.
Envía las invitaciones con una fecha límite clara para responder. Pide en el mismo formulario las inscripciones y las preferencias dietéticas, y prepara una lista de contactos para el presentador.
Revisa la lista de regalos antes de comprar nada y sepáralos por grupo. Haz las etiquetas con nombres y deja todos los regalos empaquetados, identificados y reunidos en una sola mesa como mínimo un día antes.
Prueba la técnica antes de que lleguen los invitados: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, reproductor, cables, regletas y baterías. Comprueba el sonido desde las zonas donde se sentarán los niños, no solo desde el escenario.
Calcula el montaje hacia atrás desde la hora de inicio. Deja libres los refrigeradores para enfriar las bebidas, prepara café, té y aperitivos, y monta mesas, sillas y decoración con tiempo suficiente para despejar el espacio del escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Sinterklaas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto, contratar a Sinterklaas y los Pieten y enviar las invitaciones. Deja la compra, el empaquetado de regalos y la prueba técnica para la última semana.
¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados y las preferencias dietéticas?: Establece el plazo de respuesta entre 10 y 14 días antes de la celebración. Así tendrás tiempo para ajustar las compras, preparar los aperitivos y entregar al presentador una lista actualizada de contactos e indicaciones.
¿Cuándo conviene preparar los regalos de Sinterklaas?: Comprueba la lista y clasifica los regalos entre 7 y 10 días antes. Empaquétalos y coloca las etiquetas con nombres como mínimo 24 horas antes, para poder corregir un regalo o una inscripción sin prisas.
¿A qué hora hay que empezar el montaje el día del evento?: Reserva al menos 3 horas antes del inicio para montar mesas y sillas, preparar el escenario, colocar la decoración, enfriar las bebidas y probar el sonido. Si el recinto tiene varias salas, añade 30 minutos para desplazamientos y ajustes.

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