Sinterklaus-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sinterklaus-Feier steht und fällt mit dem Ablauf: Erst müssen Termin, Räume und Rollen feststehen, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Geschenke. Plane früh, damit Sinterklaas und Pieten verfügbar sind und Ernährungswünsche noch berücksichtigt werden können. In den letzten Tagen geht es vor allem um Sortieren, Einpacken, Technik und Aufbau. Die Checkliste führt dich durch alle 74 Aufgaben und 94 benötigten Dinge – vom ersten Termin bis zum Geschenketisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Veranstaltungsort und Räume reservieren
2 Personen
Sinterklaas und Pieten festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Programm an den Moderator geben
Geschenkliste prüfen
2 Personen
Geschenke nach Gruppen sortieren
4 Personen
Namensetiketten für Geschenke erstellen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Geschenke einpacken
4 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Kühlschränke leeren
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschenketisch aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Hintergrunddekoration anbringen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Licht und Ton anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Toiletten- und Waschräume kontrollieren
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Cateringteam instruieren
2 Personen
Begleitpersonen zu den Posten schicken
2 Personen

Event

Sinterklaas empfangen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Begrüßungsmusik abspielen
Eröffnung präsentieren
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
Pieten-Aktivitäten begleiten
5 Personen
Fotoecke betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschenke austeilen
4 Personen
Geschenkmoment begleiten
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Buffet betreuen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
Musikprogramm organisieren
2 Personen
Dessert und heiße Getränke servieren
3 Personen
Abschied von Sinterklaas begleiten
3 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Geschenketisch leerräumen
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verstauen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fotos mit den Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 100
HockerAnz. 8

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
Pieten-PosterAnz. 12
WanddekorationAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 12
BastelpapierAnz. 5
Bunte PappeAnz. 3
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 8
KlebestifteAnz. 12
Kunststoff-GeschenkboxenAnz. 6
Fotowand
FotorequisitenAnz. 20
Kunststoff-MitralmützeAnz. 2
Kunststoffstab

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8
AkkuladegerätAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
Beamer
Projektorleinwand
Fotokamera

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
LagerboxenAnz. 12
TablettsAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
BackblecheAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 110
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
GabelnAnz. 110
MesserAnz. 110
LöffelAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 80
TablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Catering

Einkäufe
CateringwärmerAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
Etiketten für DiätkostAnz. 30
Namensschilder BuffetAnz. 20
Wiederverwendbare TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KrügeAnz. 8
KeksdosenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
Faltbare AbfallcontainerAnz. 6

Sportmaterial

Pieten-ParcoursmattenAnz. 8
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 20
SoftbälleAnz. 12
JutesäckeAnz. 10
ZielkistenAnz. 4
GymnastikbänderAnz. 20

Tipps

Lege Termin, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest – idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Feier. So kannst du Sinterklaas und Pieten verbindlich anfragen und die Einladungen rechtzeitig verschicken.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Plane Snacks und Getränke erst danach endgültig, damit Allergien und besondere Kost nicht untergehen.
Sortiere die Geschenke nach Gruppen und erstelle Namensetiketten, bevor du sie einpackst. Lege zusätzlich eine gedruckte Geschenkliste bereit, damit beim Austeilen kein Paket fehlt.
Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Musikplayer spätestens am Vortag im Veranstaltungsraum. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und vollständig geladene Batterien – ein Techniktest erst kurz vor Beginn lässt kaum Zeit für Ersatz.
Plane den Aufbau mit mindestens 90 Minuten Vorlauf: Tische, Stühle, Geschenketisch, Bühnenbereich und Dekoration brauchen mehr Zeit als gedacht. Getränke können vorher kalt gestellt werden, während Kaffee und Tee erst kurz vor dem Empfang bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sinterklaus-Feier planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raum, Programm sowie Sinterklaas und Pieten. Die Einladungen sollten anschließend spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann sollte man die Geschenke für die Sinterklaus-Feier vorbereiten?: Prüfe die Geschenkliste ungefähr 2 Wochen vorher und sortiere die Geschenke nach Gruppen. Einpacken und Namensetiketten erledigst du idealerweise spätestens 2 bis 3 Tage vor der Feier.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sinterklaus-Feier?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Geschenketisch, Bühnenbereich und Dekoration ein. Die Technik solltest du bereits am Vortag testen, damit am Veranstaltungstag nur noch ein kurzer Funktionstest nötig ist.
Wann muss man Ernährungswünsche für die Sinterklaus-Feier abfragen?: Frage Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung ab und schließe die Abfrage spätestens 7 Tage vor der Feier. So bleibt genug Zeit, Snacks und Getränke passend einzukaufen.

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