Organiser un opéra concertant : la checklist complète

Un opéra concertant demande une coordination précise entre les interprètes, la salle, la technique et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, le lieu, l’œuvre et la distribution, puis avancez vers les répétitions, la billetterie et le programme. Les points souvent oubliés sont la réservation d’une salle de répétition, le transport des artistes, les besoins alimentaires et le classement des partitions. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 47 éléments à prévoir, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer l’opéra et les interprètes
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les informations sur le programme
2 personnes
Inspecter la salle technique
2 personnes
Établir le plan de placement du public
2 personnes
Commander les partitions
Mettre en page le programme
2 personnes
Vérifier la liste des intervenants
Vérifier la billetterie
2 personnes
Planifier les bénévoles
Confirmer le transport des artistes
Passer la commande traiteur
Faire imprimer les livrets du programme
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Classer les parties de musique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes

Événement

Ouvrir le site et les vestiaires
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Dégager le sol de la scène
2 personnes
Installer le podium du chef d’orchestre
2 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer les chaises de scène
3 personnes
Installer le piano et les instruments
3 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
Effectuer le contrôle du son
3 personnes
Préparer les partitions sur les pupitres
3 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer l’enregistrement des artistes
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la scène
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les cartes et les billets
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Interpréter l’opéra en concert
25 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir le repas des artistes
3 personnes
Ventiler l’espace public
Animer le programme du soir
25 personnes
Animer la cérémonie de clôture
2 personnes
Accompagner la distribution au vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Démonter le matériel de scène
4 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel de livraison
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 250
Chaises de scèneqté 45
Tables pliantesqté 12
Nappesqté 12
Portantsqté 4
Tables de logeqté 6
Chaises des vestiairesqté 24

Équipement

Pupitres de musiqueqté 40
Pupitre de chef d’orchestre
Podium de chef d’orchestre
Piano numérique
Tabouret de piano
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Éclairage pour le publicqté 4
Lampes à batterieqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Sacs à glaçonsqté 8

Décoration

Panneaux du programmeqté 4
Panneau d’entrée
Panneaux indicateursqté 8
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 60
Numéros de vestiaireqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle de répétition dès que la date et la distribution sont confirmées. Prévoyez également le temps nécessaire pour installer les pupitres, le piano numérique et le podium du chef.
Inspectez la salle technique avant d’annoncer le concert. Vérifiez notamment les microphones, pieds de micro, retours, haut-parleurs, éclairage de scène et rallonges disponibles.
Demandez les informations alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez le nombre définitif au traiteur avant la commande finale. Cela évite de découvrir des régimes particuliers le jour du concert.
Préparez le programme en deux temps : recueillez d’abord les informations sur l’œuvre et les intervenants, puis faites imprimer les livrets après la vérification définitive de la distribution.
Gardez une marge pour l’accueil du public : installez les sièges, les vestiaires et l’éclairage public avant l’ouverture des portes. Les lampes à batterie sont utiles si certaines zones restent insuffisamment éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un opéra concertant ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant le concert. La date, la salle, l’œuvre et les interprètes doivent être confirmés avant de lancer les invitations et la billetterie.
Quand réserver la salle de répétition pour un opéra concertant ?: Réservez-la dès que la distribution est confirmée, de préférence au moins 6 semaines avant le concert. Prévoyez les créneaux nécessaires au travail musical et à la mise en place technique.
Quand commander les partitions et imprimer le programme ?: Commandez les partitions dès que l’opéra et la version musicale sont arrêtés, idéalement 6 à 8 semaines avant les répétitions. Imprimez les livrets seulement après la vérification finale des intervenants et du programme.
Combien de temps avant le concert installer la salle ?: Prévoyez 2 à 3 heures pour installer les sièges, les pupitres, la sonorisation, l’éclairage et les vestiaires. Ouvrez ensuite la salle et les vestiaires suffisamment tôt pour accueillir le public sans retarder le début du concert.

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