Concertante Oper organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Oper und Darsteller frühzeitig und reserviere den Probenraum, bevor du Einladungen verschickst. Für Partituren, Programmheft und Mitwirkendenliste brauchst du anschließend verbindliche Namen und Programminformationen.
• Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Inspiziere den Technikraum vorab und prüfe, ob Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker, Verlängerungskabel und Bühnenstrahler tatsächlich angeschlossen werden können.
• Lege den Sitzplan fest, bevor du die Anmeldungen endgültig bearbeitest. So weißt du, wie viele Publikumsstühle benötigt werden und ob für Bühne, Dirigentenpodium, Notenpulte und Klavierhocker genug Fläche bleibt.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die Cateringbestellung erst nach der finalen Teilnehmerzahl auf. Rechne außerdem Geschirr wie Wein- und Wassergläser sowie Kaffeetassen und Dessertteller in die Bestellung ein.
• Plane für den Aufführungstag einen festen Öffnungszeitpunkt für Veranstaltungsort und Umkleiden. Lieferungen sollten angenommen sein, die Bühnenfläche freigeräumt und Publikums- sowie Bühnensitze aufgestellt sein, bevor die ersten Mitwirkenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine konzertante Oper organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Aufführungstermin mit Ort, Oper, Darstellern und Probenraum. Einladungen, Anmeldungen, Catering und Drucksachen folgen erst, wenn Programm und Mitwirkendenliste belastbar sind.

Was muss bei der Technik einer konzertanten Oper geprüft werden?

Prüfe den Technikraum spätestens 2 bis 3 Wochen vorher und kläre Stromwege, Anschlüsse und Stellflächen. Zum technischen Aufbau gehören unter anderem Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker und Verlängerungskabel.

Wann soll das Catering für eine konzertante Oper bestellt werden?

Gib die verbindliche Cateringbestellung nach dem finalen Anmeldeschluss auf, idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Bis dahin sollten Ernährungswünsche erfasst und die benötigten Gläser, Tassen und Teller gezählt sein.

Was muss am Tag der konzertanten Oper zuerst erledigt werden?

Öffne Veranstaltungsort und Umkleiden zuerst und nimm danach Lieferungen an. Vor dem Einlass sollten Bühnenfläche und Sitzbereiche vorbereitet, Licht und Ton geprüft sowie Programmhefte und Partituren sortiert sein.