Checklist para organizar una ópera concertante

Una ópera concertante necesita una coordinación precisa aunque no haya escenografía completa. Empieza cerrando la fecha, la sala, la obra y los intérpretes; después encaja ensayos, partituras, entradas y necesidades técnicas. En las últimas semanas se concentran el programa, el catering, el transporte y los voluntarios. Esta checklist reúne 65 tareas y 47 elementos para que no olvides detalles como los atriles, la iluminación de público o la apertura de vestuarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar la ópera y los intérpretes
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Reservar el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar la información del programa
2 personas
Inspeccionar la sala técnica
2 personas
Hacer el plano de asientos del público
2 personas
Encargar las partituras
Maquetar el programa
2 personas
Revisar la lista de intérpretes
Comprobar la venta de entradas
2 personas
Programar voluntarios
Confirmar el transporte de los artistas
Realizar el pedido de catering
Imprimir folletos del programa
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
Ordenar las partituras
2 personas
Hacer la compra
2 personas

Evento

Abrir el recinto y los vestuarios
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Despejar el suelo del escenario
2 personas
Colocar el podio del director
2 personas
Colocar los atriles
3 personas
Colocar las sillas del escenario
3 personas
Colocar el piano y los instrumentos
3 personas
Configurar niveles de luz
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar las partes por atril
3 personas
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Realizar el registro de artistas
2 personas
Realizar la última revisión del escenario
3 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Comprobar las tarjetas y entradas
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Interpretar ópera concertante
25 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet del descanso
4 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Servir la comida de los artistas
3 personas
Ventilar la zona del público
Ejecutar el programa de la noche
25 personas
Guiar la ceremonia de despedida
2 personas
Coordinar la entrega del guardarropa
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el material del escenario
4 personas
Recopilar las partituras
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los materiales de entrega
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 250
Sillas del escenariocant. 45
Mesas plegablescant. 12
Mantelescant. 12
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 6
Sillas del vestuariocant. 24

Equipo

Atriles de músicacant. 40
Atril del director
Tarima del director
Piano digital
Taburete de piano
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Iluminación del públicocant. 4
Lámparas de bateríacant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 150
Vasos para aguacant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 150
Tenedores de postrecant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bolsas para cubitos de hielocant. 8

Decoración

Carteles del programacant. 4
Cartel de entrada
Carteles direccionalescant. 8
Números de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de guardarropacant. 300

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la obra y la lista de intérpretes antes de encargar las partituras: cualquier cambio puede obligarte a pedir nuevas copias y rehacer el programa.
Inspecciona la sala técnica con antelación y comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, monitores, focos, regletas y alargadores; el día del concierto solo debería quedar hacer la prueba.
Define el plano de asientos y revisa la venta de entradas antes de imprimir los folletos. Reserva algunas plazas para incidencias y confirma el aforo real de la sala.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el pedido de catering cuando el número de asistentes esté cerrado. Calcula por separado las necesidades de intérpretes, voluntarios y público.
Prepara una secuencia para el día del concierto: abrir recinto y vestuarios, recibir entregas, despejar el escenario, colocar sillas y comprobar piano, atriles e iluminación antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una ópera concertante?: Empieza al menos 12 semanas antes para fijar fecha, sala, obra e intérpretes. Reserva la sala de ensayo, encarga las partituras y confirma transporte y catering antes de las últimas 4 semanas.
¿Qué hay que comprobar en la sala técnica para un concierto de ópera?: Revisa como mínimo micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, monitores, focos, iluminación del público, cables alargadores y regletas. Haz la inspección entre 2 y 4 semanas antes y deja una prueba final para el día del concierto.
¿Cuándo se deben imprimir los programas de una ópera concertante?: Maqueta el programa cuando estén confirmados la obra, los intérpretes y la información artística. Imprímelo entre 7 y 10 días antes, después de revisar la lista de intérpretes y cualquier cambio de última hora.
¿Cuándo se cierra el catering del concierto?: Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y procesa definitivamente la lista entre 7 y 10 días antes. Haz el pedido final cuando tengas ese número cerrado, separando las raciones de artistas, equipo, voluntarios y público.

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