Organiser un match de squash sans rien oublier
Un match de squash demande plus qu’une réservation de terrains. Il faut fixer le format, préparer le règlement, suivre les inscriptions et construire un planning réaliste pour éviter les temps d’attente. Le jour J, les arbitres, le matériel, l’accueil et la restauration doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières décisions jusqu’à l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format du concours
2 personnes
Réserver des courts de squash
Établir le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser les arbitres
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des participants
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer le programme de compétition
Commander le catering
Commander les prix et médailles
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Refroidir les courses
2 personnes
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
Rappeler les participants
Événement
Vérifier le site et les pistes
2 personnes
Installer la table de compétition
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Afficher le programme des matchs
Préparer les raquettes et les balles
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Présenter l'ouverture et les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les matchs
4 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Vérifier les ballons et les pistes
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer les terrains et les vestiaires
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Publier les résultats
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Raquettes de squashqté 12
- Balles de squashqté 40
- Lunettes de sportqté 12
- Panneaux de scoreqté 4
- Siffletsqté 4
- Chronomètresqté 4
- Disques de marquageqté 12
- Serviettesqté 20
Mobilier
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 4
- Chaisesqté 45
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
- Batteries externesqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Tasses à caféqté 30
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Affiches du matchqté 6
- Panneaux directionnelsqté 8
- Présentoir des prix
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque les terrains avant d’ouvrir les inscriptions : prévois une marge de 10 à 15 minutes entre deux matchs pour les retards, l’échauffement et la remise en état.
- Envoie le règlement et le programme dès que les inscriptions sont confirmées. Un rappel 24 à 48 heures avant suffit souvent à limiter les absences et les questions de dernière minute.
- Prépare un dossier par court avec les feuilles de match, les horaires, les règles et les coordonnées des arbitres. Garde aussi une version numérique sur l’ordinateur portable.
- Vérifie le matériel sportif la veille, pas le matin même : raquettes, balles, lunettes, tableaux de score, sifflets et chronomètres doivent être regroupés par court.
- Installe séparément l’accueil, la table de compétition et le buffet. Prévoyez au moins une personne à l’inscription pendant les 30 premières minutes et une autre pour orienter les joueurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un match de squash ?
- Compte au minimum 3 à 4 semaines pour réserver les courts, fixer le format, ouvrir les inscriptions et commander les récompenses. Prévois une semaine supplémentaire si plusieurs arbitres ou bénévoles doivent être coordonnés.
- Quand faut-il envoyer le programme des matchs ?
- Envoie le programme définitif 3 à 5 jours avant la compétition, après vérification de la liste des participants. Un rappel avec l’heure d’arrivée, le court et les consignes peut partir 24 à 48 heures avant.
- Combien de courts faut-il réserver pour un tournoi de squash ?
- Le nombre dépend du format et du nombre de joueurs, mais réserve au moins 2 courts pour éviter qu’une seule rencontre bloque toute la journée. Ajoute une marge de 10 à 15 minutes entre les matchs pour les retards.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des joueurs ?
- Prépare une table d’inscription, les dossiers de compétition, le planning affiché, des stylos et les coordonnées des responsables. Installe l’accueil 30 minutes avant le premier match et garde de l’eau disponible pendant toute la compétition.
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