Marché régional : la checklist pour ne rien oublier

Organiser un marché régional demande de coordonner les autorisations, les exposants, l’installation et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie le permis, l’assurance et les besoins techniques du site. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les exposants, finaliser le plan des stands et réserver les équipements. Cette checklist t’aide aussi à repérer les oublis fréquents : alimentation électrique, chaîne du froid, collecte des déchets et solution de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Enregistrer les exposants du marché
2 personnes
Traiter les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer la promotion locale
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Attribuer les emplacements
Envoyer les informations aux fournisseurs
Faire la réservation des camions frigorifiques
Réserver la collecte des déchets
Planifier les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Confirmer les exposants
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer les câbles d'alimentation
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Numéroter les stands du marché
2 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Acheminer les livraisons vers les stands
3 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands du marché
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les buffets
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier les stocks
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Prélever régulièrement l’excédent des caisses
2 personnes
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Clôturer les ventes
4 personnes

Suivi

Stocker les produits frais en toute sécurité
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Faire enlever les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Lests de tenteqté 32

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 16
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappes de table en tissuqté 8
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 16
Porte-prixqté 40
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chariots à mainqté 3
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Organisation

Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Brochures du programmeqté 300
Braceletsqté 300
Kits de clipboardqté 6
Stylosqté 24

Catering

Courses

Conseils

Demande le permis de marché et vérifie l’assurance dès que la date et le lieu sont fixés. Prévois au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les documents et corriger un dossier incomplet.
Clôture les inscriptions des exposants avant de dessiner le plan du marché. Envoie ensuite à chacun son emplacement, les horaires d’arrivée et ses besoins en électricité ou en réfrigération au moins 7 jours avant l’événement.
Réserve les camions frigorifiques, réfrigérateurs et bacs de maintien au chaud après avoir recueilli les besoins alimentaires. Contrôle les points d’alimentation et les rallonges la veille, plutôt que le matin de l’installation.
Prépare les caisses, les porte-prix, les badges et les panneaux en ardoise dans des bacs séparés. Garde une marge d’environ 10 % pour les verres, assiettes et couverts réutilisables si la fréquentation est incertaine.
Confirme les bénévoles, le contact de premiers secours et la collecte des déchets au plus tard 3 jours avant le marché. Consulte encore les prévisions météo à 48 heures, notamment pour les tentes et leurs lests.

Questions fréquentes

Quand demander le permis pour un marché régional ?: Lance la demande dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Ce délai laisse le temps de fournir un plan du site ou une attestation d’assurance si l’administration les demande.
Quand confirmer les exposants d’un marché ?: Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Confirme ensuite chaque exposant et envoie son emplacement, les consignes d’installation et les informations techniques au moins 7 jours avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il pour installer un marché régional ?: Prévois généralement 3 à 5 heures pour installer les tentes, stands, tables, chaises, signalétique et équipements. Ajoute du temps si les camions frigorifiques ou les points électriques sont éloignés des emplacements.
Que vérifier la veille d’un marché régional ?: Vérifie les prévisions météo, les lests de tente, les prises, les rallonges, les réfrigérateurs, les caisses et la liste des courses. Termine aussi le nettoyage du site et confirme les exposants, les bénévoles et le contact de premiers secours.

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