Organiser un marché du disque : la checklist complète
Un marché du disque demande une coordination précise entre les exposants, le lieu et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, le lieu et les conditions de participation, puis ouvre les inscriptions et organise la communication. À l’approche du jour J, concentre-toi sur le plan des stands, les besoins alimentaires, les paiements et la signalétique. Cette checklist regroupe les 64 tâches et 39 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Définir les conditions des fournisseurs
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Faire les réservations
Préparer le plan du stand
2 personnes
Élaborer le plan
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Informer les exposants
Planifier les bénévoles
Envoyer les informations aux visiteurs
Préparer les listes de prix
2 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Tester la procédure de caisse et de paiement
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer les numéros de table
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Événement
Remplir les glacières
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Déployer les nappes
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer le point d'entrée et d'information
2 personnes
Distribuer les étiquettes de prix
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 24
- Chaisesqté 40
- Nappesqté 24
- Tabouretsqté 8
- Stands de marchéqté 4
- Caisses de rangement en plastiqueqté 30
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 200
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Enceintes compactesqté 2
- Platines
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 12
Décoration
- Bannière du marchéqté 2
- Numéros de tableqté 24
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 60
- Étiquettes de prixqté 200
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 4
- Ruban adhésifqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvre le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour connaître le nombre de tables, les besoins électriques et les demandes alimentaires avant de confirmer les exposants. Garde une date limite claire, idéalement 2 à 3 semaines avant le marché.
- Prépare le plan des stands dès que les inscriptions sont traitées. Réserve les emplacements proches des prises aux exposants qui en ont besoin et vérifie que les allées restent assez larges pour la circulation du public.
- Teste la procédure de caisse et les terminaux de paiement avant l’ouverture. Prévois au moins une solution de secours pour les paiements et sépare clairement la caisse à monnaie du matériel d’accueil.
- Regroupe les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’installation. Vérifie chaque point d’alimentation sur place et sécurise les câbles avant l’arrivée des exposants, surtout autour des tables et des platines.
- Prépare les numéros de table, badges, bracelets, panneaux indicateurs et listes de prix dans des caisses séparées. Le matin du marché, tu gagneras du temps si chaque élément d’accueil est déjà trié par zone ou par fonction.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché du disque ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, recruter les exposants, lancer les inscriptions et organiser la promotion. Garde les 2 dernières semaines pour finaliser le plan des stands, le catering, les paiements et la signalétique.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marché du disque ?
- Ouvre les inscriptions environ 6 semaines avant l’événement, avec une date limite fixée 2 à 3 semaines avant le jour J. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, confirmer les exposants et établir le plan des tables.
- Combien de tables prévoir pour un marché du disque ?
- Le nombre de tables dépend du nombre d’exposants confirmés et de l’espace disponible. Fixe-le après la clôture des inscriptions, puis ajoute les tables nécessaires à l’accueil, au catering et à la circulation plutôt que de remplir toute la surface.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché du disque ?
- La veille, vérifie le plan des stands, les prises électriques, les câbles, les terminaux de paiement, la signalétique, les badges et les listes de prix. Prépare aussi les caisses de matériel par zone afin que l’installation du matin reste rapide.
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