Platenmarkt organiseren: checklist en planning
Een platenmarkt draait om meer dan tafels neerzetten en standhouders ontvangen. Je moet inschrijvingen, standindeling, stroom, betalingen en bezoekersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg leveranciersvoorwaarden vast en open daarna het inschrijfformulier. In de laatste week controleer je voorraad, print je tafelnummers en test je pinapparaten, speakers en verlenghaspels. Met deze checklist zie je wat je regelt, wanneer je het doet en welke materialen op de marktdag snel worden vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Leveranciersvoorwaarden vastleggen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Reserveringen maken
Standindeling maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
Stroompunten controleren
2 personen
Standhouders informeren
Vrijwilligers inplannen
Bezoekersinformatie versturen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Kassa- en betaalprocedure testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafelnummers printen
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Event
Koelboxen vullen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafelkleden leggen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Entree- en infopunt inrichten
2 personen
Prijslabels uitdelen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stroomkabels oprollen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 24
- Stoelenaantal 40
- Tafelkledenaantal 24
- Krukkenaantal 8
- Marktkramenaantal 4
- Kunststof opbergkrattenaantal 30
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Compacte speakersaantal 2
- Draaitafel
- Pinapparatenaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
Decoratie
- Marktbanneraantal 2
- Tafelnummersaantal 24
- Prijskaartstandaardsaantal 60
- Prijskaartjesaantal 200
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 4
- Kleefbandaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de standindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Houd per stand rekening met de afmeting van de marktkraam of tafel en noteer naast elke plek het benodigde stroompunt.
- Stuur standhouders uiterlijk 3 dagen vooraf de plattegrond, opbouwtijd, route en betaalafspraken. Vermeld ook waar ze kunnen parkeren en bij wie ze zich melden.
- Test pinapparaten, geldkistjes en de betaalprocedure minstens 24 uur vooraf. Leg een tweede betaaloptie en een duidelijke prijslijst klaar voor het geval een apparaat uitvalt.
- Controleer stroomhaspels, stekkerdozen en kabelmatten vóór de opbouw. Kabels over looproutes moeten direct worden afgedekt; losse aansluitingen zijn een veelvoorkomende oorzaak van vertraging.
- Tel bekers, borden, bestek, koffie, water en serveermaterialen apart van de marktopstelling. Plan boodschappen en catering uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat ontbrekende voorraad nog kan worden aangevuld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een platenmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, leveranciersvoorwaarden en het inschrijfformulier. Verstuur uitnodigingen en start promotie zodra de inschrijving open is.
- Wanneer maak ik de standindeling van een platenmarkt?
- Maak een eerste indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Werk de definitieve plattegrond uiterlijk 3 dagen voor de markt bij en stuur die naar alle standhouders.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een platenmarkt?
- Dat hangt af van het aantal standhouders en de afgesproken standgrootte. Reken per stand minimaal één klaptafel of marktkraam en reserveer daarnaast 1 tot 2 extra tafels voor informatie, betalingen of catering.
- Wanneer test ik de betaalapparaten en stroom voor de platenmarkt?
- Test pinapparaten, geldkistjes, stekkerdozen en verlenghaspels minstens 24 uur vóór de opbouw. Controleer op de dag zelf opnieuw of elk apparaat verbinding en stroom heeft voordat bezoekers binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!