Organiser un concours de films sans rien oublier

Un concours de films demande de coordonner les candidatures, le jury, la technique et l’accueil du public. Commence par fixer le règlement et le calendrier, puis réserve le lieu et le matériel de projection avant d’ouvrir les inscriptions. La semaine précédente, vérifie chaque film sur l’ordinateur de lecture et prépare le programme dans l’ordre exact de passage. Le jour même, garde du temps pour installer la salle, tester le son et accueillir les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le projecteur et l'écran
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les candidatures de films
2 personnes
Demander les films manquants
Tester techniquement les films
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Préparer le vote du public
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
Créer des badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les films sur l’ordinateur de lecture
2 personnes
Tester l’ordre de passage
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage et la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Vérifier les films et la sauvegarde
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter l’ouverture
Annoncer les films
Diffuser des films
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les bulletins de vote du public
2 personnes
Compter les votes
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table du jury
Table d'inscription

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur de lecture
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Bandes LEDqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Flyers du programmeqté 80
Panneaux de signalisationqté 8
Nappesqté 10
Prixqté 4
Certificatsqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date limite des inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la projection. Cela laisse le temps de vérifier les candidatures, de relancer les films manquants et de traiter les besoins alimentaires.
Teste chaque film dans les conditions réelles au plus tard 3 jours avant le concours. Vérifie l’image, le son, le format et l’ordre de passage sur l’ordinateur qui servira le jour J.
Prévois une personne dédiée à la régie pendant les projections. Elle doit avoir accès aux câbles HDMI, rallonges, multiprises, clés USB et à une solution de secours pour éviter une interruption.
Prépare les documents du jury et le vote du public avant l’ouverture des portes. Imprime quelques exemplaires supplémentaires et installe une table d’inscription avec badges, programme et signalétique.
Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installe les tables et les chaises, teste le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone, puis garde le catering au frais jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de films ?: Prévois au minimum 4 semaines pour un concours de films avec inscriptions et jury. Compte plutôt 6 à 8 semaines si tu dois trouver le lieu, réunir le matériel et gérer un grand nombre de candidatures.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de films ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date limite d’inscription. Une relance 7 jours avant cette échéance permet de récupérer les formulaires ou les films encore manquants.
Quand tester les films avant la projection ?: Teste tous les films au plus tard 3 jours avant l’événement, puis vérifie l’ordre de passage le jour même. Garde les fichiers sur l’ordinateur de lecture et sur au moins une clé USB de secours.
Combien de temps avant faut-il arriver le jour du concours ?: Arrive environ 2 heures avant l’ouverture des portes. Il faut ce temps pour installer la salle, brancher le projecteur et le son, préparer l’inscription, mettre les documents en place et tester le premier film.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.