Checklist para organizar un concurso de cine sin olvidos

Un concurso de cine necesita más que una pantalla y varias películas. Antes del evento tendrás que cerrar el reglamento, formar el jurado, gestionar las inscripciones y comprobar cada entrega. También conviene preparar con tiempo el programa, las votaciones del público, los premios y los textos de presentación. Esta checklist reúne 56 tareas y 38 materiales para que puedas avanzar en orden y llegar al día de la proyección con la parte técnica y la recepción resueltas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Reservar el lugar
Reservar proyector y pantalla
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las entregas de películas
2 personas
Solicitar películas faltantes
Probar técnicamente las películas
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Preparar los formularios del jurado
Preparar las votaciones del público
Gestionar premios y certificados
2 personas
Escribir los textos de presentación
Hacer tarjetas con nombres
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Poner las películas en el ordenador de reproducción
2 personas
Probar el orden de reproducción
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar iluminación y señalización
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Comprobar las películas y la copia de respaldo
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Presentar la apertura
Anunciar las películas
Reproducir películas
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir las papeletas del público
2 personas
Contar los votos
2 personas
Presentar la entrega de premios
2 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 10
Mesa del jurado
Mesa de registro

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Ordenador de reproducción
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Tiras LEDcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 40

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 3
Rollos de cinta adhesivacant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Folletos del programacant. 80
Carteles de señalizacióncant. 8
Mantelescant. 10
Premioscant. 4
Certificadoscant. 15

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y los criterios de valoración antes de abrir las inscripciones. Así el jurado y los participantes reciben las mismas reglas desde el primer día.
Comprueba cada película en el ordenador de reproducción y con el proyector al menos 3 días antes. No esperes al comienzo del concurso para descubrir que falta un archivo, un cable HDMI o el audio.
Prepara el programa con los tiempos reales de presentación, proyección, votación y entrega de premios. Deja entre 5 y 10 minutos de margen por bloque para cambios y preguntas.
Separa la mesa de registro de la mesa del jurado y coloca las tarjetas de nombre y los folletos del programa antes de abrir el lugar. Esta organización evita colas y preguntas durante la primera proyección.
Recoge las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y guarda el catering en frío hasta servirlo. Revisa vasos, platos, cubiertos y tazas junto con las bebidas, porque suelen faltar justo cuando empieza la pausa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de cine?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, definir el jurado, redactar el reglamento y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para comprobar las películas, cerrar el programa y preparar premios, formularios y señalización.
¿Cuándo hay que probar las películas del concurso?: Haz una primera comprobación cuando recibas cada entrega y una prueba completa al menos 3 días antes del evento. Reproduce el orden definitivo desde el ordenador previsto y verifica imagen, sonido, subtítulos y copias de seguridad en memorias USB.
¿Cuánto tiempo debe durar un concurso de cine?: Calcula la duración sumando la presentación, cada película, los cambios, la votación del público y la entrega de premios. Añade entre 5 y 10 minutos de margen por bloque; así el programa no se retrasa si hay preguntas o problemas técnicos.
¿Qué hay que preparar el día del concurso de cine?: Llega entre 2 y 3 horas antes para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, montar proyector, pantalla, altavoces y micrófono, y probar el orden de reproducción. La última hora debe quedar libre para el registro, el catering y cualquier ajuste técnico.

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