Filmwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Filmwettbewerb steht und fällt mit drei Dingen: klaren Regeln, getesteter Technik und einem realistischen Zeitplan. Lege zuerst Reglement, Jury, Veranstaltungsort und Anmeldeformular fest. Danach prüfst du die Einreichungen, forderst fehlende Filme an und testest jede Datei auf dem Abspielcomputer. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Beamer und Leinwand auch eine eingespielte Reihenfolge, Juryformulare, Publikumsabstimmung, Namensschilder und einen Plan für Einlass und Catering.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
Location reservieren
Projektor und Leinwand reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Filmeinreichungen prüfen
2 Personen
Fehlende Filme anfordern
Filme technisch testen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Juryformulare vorbereiten
Publikumsabstimmung vorbereiten
Preise und Zertifikate organisieren
2 Personen
Präsentationstexte schreiben
Namensschilder erstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Filme auf den Wiedergaberechner laden
2 Personen
Abspielreihenfolge testen
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Jurytisch vorbereiten
2 Personen
Filme und Backup prüfen
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnung präsentieren
Filme ankündigen
Filme abspielen
2 Personen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsstimmen verteilen
2 Personen
Stimmen zählen
2 Personen
Preisverleihung moderieren
2 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 10
- Jurytisch
- Registrierungstisch
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Abspielcomputer
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-StreifenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 3
- KlebebandrollenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- ProgrammflyerAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
- PreiseAnz. 4
- ZertifikateAnz. 15
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Setze die Einreichungsfrist so, dass du mindestens 7 Tage für technische Tests hast. Öffne jede Datei einmal am vorgesehenen Abspielcomputer und prüfe Bild, Ton, Seitenverhältnis und Untertitel.
- Plane den Zeitplan nicht nur nach Filmlängen. Rechne pro Beitrag zusätzlich 3 bis 5 Minuten für Anmoderation, Umbau oder Rückfragen ein und halte eine Pause von mindestens 15 Minuten ein.
- Fordere fehlende oder fehlerhafte Filme sofort nach, statt bis zum letzten Tag zu warten. Lege alle geprüften Beiträge zusätzlich auf einem USB-Stick als Reserve ab.
- Reserviere Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und passende Kabel gemeinsam. Ein HDMI-Kabel allein reicht nicht, wenn der Abspielcomputer einen anderen Anschluss benötigt.
- Bereite Jury- und Publikumsabstimmung getrennt vor: Juryformulare, Stifte und eine klare Bewertungsskala für die Jury; gut sichtbare Abstimmungsunterlagen und eine Auszählmöglichkeit für das Publikum. Organisiere Preise und Zertifikate spätestens eine Woche vor dem Wettbewerb.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Filmwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen legst du Reglement, Jury, Location und Anmeldeformular fest; die letzte Woche bleibt für Techniktests, Programm und Einkäufe.
- Wie viel Zeit braucht die technische Prüfung der Filme?
- Plane pro Film etwa 10 bis 15 Minuten für das Öffnen, den Toncheck und die Kontrolle von Bildformat und Untertiteln ein. Alle Filme sollten spätestens 7 Tage vor der Vorführung geprüft sein.
- Wie viel Zeit sollte ein Filmwettbewerb pro Beitrag einplanen?
- Addiere zur tatsächlichen Filmlänge etwa 3 bis 5 Minuten für Anmoderation und Übergang. Bei 12 Filmen mit jeweils 8 Minuten brauchst du dadurch ungefähr 2 Stunden inklusive der Beiträge, noch ohne Pause.
- Wann sollte man Preise und Zertifikate für den Filmwettbewerb besorgen?
- Organisiere sie mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Namen, Kategorien und Schreibfehler zu prüfen und fehlende Zertifikate rechtzeitig nachzubestellen.
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