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Checklist pour préparer un camp de week-end

Un camp de week-end demande surtout de coordonner les informations des participants, le matériel de couchage, les repas et l’arrivée sur place. Commence par réserver le lieu et fixer le nombre de participants, puis collecte les autorisations, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à vérifier la météo, faire les courses et répartir le matériel par usage. Sur place, installe d’abord les tentes, la cuisine et le point d’inscription avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du camp

  • Déterminer le nombre de participants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Collecter les formulaires d’autorisation

    2 personnes

  • Vérifier les coordonnées

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Enregistrer les contacts d’urgence

    2 personnes

  • Élaborer le programme et les jeux

    3 personnes

  • Planifier les repas et les courses

    3 personnes

  • Planifier le transport et l’arrivée

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Inventorier le matériel de camp

    2 personnes

  • Vérifier les tentes et le matériel de couchage

    2 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Stocker les produits frais au frais

    2 personnes

  • Trier les courses par repas

    2 personnes

  • Emballer le matériel de camp

    3 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Baliser le lieu d’arrivée

    2 personnes

  • Monter les tentes

    6 personnes

  • Aménager la cuisine et le coin repas

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Répartir les bagages et les couchages

    4 personnes

  • Expliquer les règles du camp et le terrain

    3 personnes

  • Animer le jeu de présentation

    3 personnes

  • Animer le jeu de l’après-midi

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le repas du soir

    4 personnes

  • Dresser les tables

    3 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Animer le jeu du soir

    4 personnes

  • Préparer le dîner et les snacks

    2 personnes

  • Vérifier la répartition de la surveillance de nuit

    2 personnes

  • Accompagner le coucher

    4 personnes

  • Préparer le petit déjeuner

    4 personnes

  • Servir le petit-déjeuner

    4 personnes

  • Démonter les tentes

    6 personnes

  • Animer le jeu du matin

    4 personnes

  • Distribuer les paniers-repas

    3 personnes

Suivi

  • Rendre le terrain propre

    5 personnes

  • Charger le matériel

    4 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Nettoyer le matériel du camp

    3 personnes

  • Remettre le stock en place

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Restituer les objets trouvés

    2 personnes

  • Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 6
  • Chaises pliantesqté 36
  • Bancs de pique-niqueqté 4
  • Table d'inscription
  • Bac à vaisselleqté 3
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Caisses de rangementqté 12
  • Tente de réceptionqté 2

Matériel de couchage

  • Tentes de campingqté 10
  • Matelas de couchageqté 30
  • Sacs de couchageqté 30
  • Coussinsqté 30

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 40
  • Assiettesqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Carafeqté 4

Cuisine

  • Réchaud à gazqté 2
  • Bouteilles de gazqté 4
  • Grande marmiteqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Louchesqté 6
  • Verres doseursqté 2
  • Thermosqté 4

Équipement

  • Haut-parleur
  • Mégaphone

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 3
  • Volley-ballqté 2
  • Cônesqté 24
  • Cordeqté 2
  • Balles d'eauqté 200

Sécurité

  • Trousse de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 8
  • Siffletsqté 6
  • Gilets réfléchissantsqté 8

Décoration

  • Guirlande de fanionsqté 6
  • Badges nominatifsqté 40
  • Marqueurs indélébilesqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balaiqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Distributeur de savon pour les mainsqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe le nombre de participants avant d’acheter les repas et de préparer les couchages : chaque inscription doit être liée à une autorisation, à un contact d’urgence et aux éventuels besoins alimentaires.
  • Prépare les repas et trie les courses par repas avant le départ. Garde les produits frais dans des glacières et vérifie que le réchaud, les bouteilles de gaz, la grande marmite et les ustensiles sont bien regroupés.
  • Contrôle les tentes, les matelas, les sacs de couchage et les coussins plusieurs jours avant le camp, puis emballe-les par zone de couchage plutôt que de tout mélanger dans une seule caisse.
  • Planifie l’arrivée avec un point de rendez-vous clairement balisé et imprime la liste des participants. Installe la table d’inscription avant l’heure prévue afin de vérifier rapidement les présences et les informations manquantes.
  • Prévois l’éclairage avant la tombée de la nuit : les lampes LED et les guirlandes lumineuses doivent être accessibles dès le montage, tout comme le mégaphone ou le haut-parleur pour les consignes et les jeux.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de week-end ?
Commence au moins 6 à 8 semaines avant le départ. Réserve d’abord le lieu, fixe le nombre de participants et envoie les invitations, puis garde la dernière semaine pour les courses, la météo et l’emballage.
Quand faut-il demander les autorisations pour un camp ?
Demande les formulaires d’autorisation dès l’inscription, idéalement 3 à 4 semaines avant le camp. Vérifie ensuite que chaque participant possède aussi des coordonnées à jour et un contact d’urgence.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel de camping ?
Contrôle les tentes et le matériel de couchage au moins 7 jours avant le départ. Emballe ensuite le matériel de camp, de cuisine et de jeux séparément, afin de pouvoir installer rapidement les espaces sur place.
Comment organiser l’arrivée des participants au camp ?
Prépare le balisage, la table d’inscription et la liste imprimée avant l’arrivée du groupe. Prévois au moins 30 minutes pour installer le point d’accueil et vérifier les présences, les autorisations et les informations importantes.

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