Wochenendcamp organisieren: die komplette Checkliste
Ein Wochenendcamp steht und fällt mit der Vorbereitung vor der Anreise. Kläre zuerst Platz, Teilnehmendenzahl und Einverständnisse, bevor du Essen, Transport und Programm festlegst. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Ausrüstung zu prüfen, Einkäufe nach Mahlzeiten zu sortieren und Kühlwaren richtig zu lagern. Vor Ort brauchst du einen klaren Ablauf für Ankunft, Zeltaufbau, Küche und Anmeldung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Zeltlager reservieren
Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte festhalten
2 Personen
Programm und Spiele ausarbeiten
3 Personen
Mahlzeiten und Einkäufe planen
3 Personen
Transport und Ankunft planen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Campausrüstung inventarisieren
2 Personen
Zelte und Schlafmaterial überprüfen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren gekühlt lagern
2 Personen
Einkäufe nach Mahlzeit sortieren
2 Personen
Campsachen einpacken
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Ankunftsort markieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Küche und Essbereich einrichten
4 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Gepäck und Schlafplätze verteilen
4 Personen
Campregeln und Gelände erklären
3 Personen
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
Nachmittagsspiel betreuen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Tische eindecken
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abendspiel begleiten
4 Personen
Abendessen und Snacks bereitstellen
2 Personen
Nachtwacheinteilung prüfen
2 Personen
Zubettgehen begleiten
4 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Morgenspiel begleiten
4 Personen
Lunchpakete verteilen
3 Personen
Nachbereitung
Gelände sauber übergeben
5 Personen
Material einladen
4 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Campausrüstung reinigen
3 Personen
Vorräte wieder einräumen
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände zurückbringen
2 Personen
Endabrechnung bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 36
- PicknickbänkeAnz. 4
- Anmeldetisch
- SpülwanneAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- FestzeltAnz. 2
Schlafmaterial
- CampingzelteAnz. 10
- SchlafmattenAnz. 30
- SchlafsäckeAnz. 30
- KissenAnz. 30
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- KaraffeAnz. 4
Küche
- GasherdAnz. 2
- GasflaschenAnz. 4
- Großer KochtopfAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- Lautsprecher
- Megafon
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 3
- VolleyballAnz. 2
- KegelAnz. 24
- SeilAnz. 2
- WasserballonsAnz. 200
Sicherheit
- Erste-Hilfe-SetAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 8
- PfeifenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 8
Dekoration
- WimpelketteAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
- Wasserfeste StifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Teilnehmendenzahl früh fest und sammle Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens eine Woche vor dem Camp. So kannst du Mahlzeiten und Betreuung verlässlich planen.
- Prüfe Zelte, Schlafmatten und Schlafsäcke nicht erst am Anreisetag. Baue jedes Zelt mindestens einmal testweise auf und lege pro Person einen vollständigen Schlafplatz bereit.
- Sortiere die Einkäufe nach Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Snacks. Kühlwaren kommen direkt in Kühlboxen; ungeöffnete Vorräte kannst du in Aufbewahrungsboxen bündeln.
- Plane die Ankunft in Zeitfenstern von 15 bis 30 Minuten. Markiere den Ankunftsort, stelle den Anmeldetisch auf und halte die ausgedruckte Teilnehmerliste griffbereit.
- Bereite für den ersten Abend Licht, Küche und Schlafplätze vor, bevor das Programm beginnt. LED-Lampen, Lichterketten und ein aufgebauter Essbereich verhindern hektische Sucherei nach Einbruch der Dunkelheit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Wochenendcamp organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Zeltlagers und den Einladungen. Eine Woche vor der Abreise sollten Anmeldungen, Kontakte, Essenswünsche und Transport feststehen.
- Was muss eine Anmeldung fürs Wochenendcamp enthalten?
- Erfasse Name, Kontaktdaten, Notfallkontakt, Ernährungswünsche und eine Einverständniserklärung. Prüfe die Angaben spätestens 7 Tage vor dem Camp und drucke die finale Teilnehmerliste aus.
- Wie viel Essen braucht man für ein Wochenendcamp?
- Plane pro Person drei Hauptmahlzeiten pro vollem Tag plus Snacks und Getränke. Teile die Einkäufe nach Mahlzeit auf und rechne bei leicht verderblichen Lebensmitteln mit Kühlung ab dem Einkauf.
- Wann sollte man die Wettervorhersage für das Camp prüfen?
- Prüfe das Wetter 7 Tage vorher für die Grundplanung und erneut 24 Stunden vor der Anreise. Passe dann Kleidung, Programm, Zeltaufbau und die Nutzung des Festzelts an.
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