Weekendkamp organiseren: checklist en planning

Een weekendkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en slaapzakken klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, deelnemersgegevens, toestemmingsformulieren, noodcontacten, maaltijden en vervoer. Daarna controleer je het kampmateriaal, sorteer je boodschappen per maaltijd en maak je de aankomst praktisch. Met deze checklist zie je wat eerst moet gebeuren en welke controles je in de laatste dagen niet moet overslaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kamplocatie reserveren
Deelnemersaantal vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Contactgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Noodcontacten vastleggen
2 personen
Programma en spellen uitwerken
3 personen
Maaltijden en boodschappen plannen
3 personen
Vervoer en aankomst plannen
2 personen
Weersverwachting controleren
Kampmateriaal inventariseren
2 personen
Tenten en slaapmateriaal controleren
2 personen
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
Boodschappen per maaltijd sorteren
2 personen
Kampmateriaal inpakken
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Aankomstlocatie markeren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Keuken en eetplek inrichten
4 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Bagage en slaapplaatsen verdelen
4 personen
Kampregels en terrein uitleggen
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Middagspel begeleiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Avondeten en snacks klaarzetten
2 personen
Nachtwachtindeling controleren
2 personen
Bedtijd begeleiden
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Ochtendspel begeleiden
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen

Nazorg

Terrein schoon opleveren
5 personen
Materiaal inladen
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Kampmateriaal schoonmaken
3 personen
Voorraad terugleggen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Verloren spullen terugbezorgen
2 personen
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Picknickbankenaantal 4
Inschrijftafel
Afwasteilaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Partytentaantal 2

Slaapmateriaal

Kampeertentenaantal 10
Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schenkkanaantal 4

Keuken

Gasstelaantal 2
Gasflessenaantal 4
Grote kookpanaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Luidspreker
Megafoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Pionnenaantal 24
Touwaantal 2
Waterballonnenaantal 200

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Naambordjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Handzeepdispenseraantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek vast. Controleer daarna alle telefoonnummers en print een deelnemerslijst voor de inschrijftafel.
Plan maaltijden per eetmoment en sorteer de boodschappen direct na het inkopen. Zet koelwaren in koelboxen en gebruik per maaltijd een aparte krat, zodat je tijdens het kamp niet hoeft te zoeken.
Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken en kussens minstens drie dagen vooraf. Zet ontbrekende spullen apart en pak kampmateriaal pas in nadat de inventaris is afgevinkt.
Maak voor aankomst een duidelijk tijdstip, verzamelpunt en route-informatie. Markeer de aankomstlocatie en houd een inschrijftafel klaar om deelnemers één voor één te ontvangen.
Bekijk de weersverwachting 48 uur voor vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij regen de partytent, ledlampen en lichtsnoeren bereikbaar boven in de bagage, in plaats van onder alle kampspullen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een weekendkamp organiseren?: Reserveer de kamplocatie bij voorkeur enkele maanden vooraf, zeker als je aan een schoolvakantie vastzit. Verstuur de uitnodigingen ongeveer zes weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen uiterlijk twee weken vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een weekendkamp voor te bereiden?: Reken op minimaal zes weken voor een klein weekendkamp met vaste locatie en deelnemersgroep. Plan in de laatste drie dagen tijd voor boodschappen, materiaalcontrole, inpakken en het printen van de deelnemerslijst.
Hoeveel eten en drinken moet ik meenemen op weekendkamp?: Plan per deelnemer alle hoofdmaaltijden, ontbijt- en lunchmomenten plus extra drinken voor de reis en activiteiten. Reken voor drinken gemiddeld 2 tot 3 liter per persoon per dag en pas de hoeveelheid aan op het weer en de inspanning.
Wanneer controleer ik tenten en slaapmateriaal voor een weekendkamp?: Controleer kampeertenten, slaapmatten, slaapzakken en kussens minstens drie dagen voor vertrek. Zet de tenten indien mogelijk één keer op en pak ontbrekende of beschadigde spullen direct apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.