Camp scolaire : la checklist pour ne rien oublier

Un camp scolaire demande de coordonner les élèves, les familles, les accompagnateurs et plusieurs prestataires. Commence par les inscriptions et les informations de santé, puis verrouille rapidement le transport, l’hébergement et les activités. Les dernières semaines servent surtout à finaliser les groupes, les chambres, les autorisations et le matériel. Cette checklist te permet de suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’au départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées des parents
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Réserver l’hébergement
Réserver le transport
Réserver les activités
2 personnes
Élaborer le programme
3 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Établir le plan des chambres
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Établir l’inventaire des risques
2 personnes
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Créer des étiquettes à bagages
2 personnes
Imprimer les règles du camp
Imprimer le programme
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les bagages
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Rassembler les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Accompagner le transport
5 personnes
Enregistrer l’arrivée
3 personnes
Répartir les couchages
4 personnes
Expliquer les règles du camp
3 personnes
Explorer le site
5 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
Faire la ronde du soir
3 personnes
Accompagner le coucher
5 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Vérifier les lits
3 personnes
Encadrer l’activité du matin
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Encadrer le déjeuner
4 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
5 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer le programme du soir
5 personnes
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
Accompagner le coucher
5 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Encadrer le programme du matin
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Ranger le site
5 personnes
Vérifier le départ
4 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Accompagner le transport
5 personnes
Remettre les participants
3 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les dortoirs
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler le linge
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rapporter les objets trouvés
2 personnes
Informer les parents du retrait

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Bancs de pique-niqueqté 6
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 60
Couteauxqté 45
Fourchettesqté 45
Cuillèresqté 45
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Grandes casserolesqté 4
Poêlesqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Tapis de planche à découperqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Pinces de cuisineqté 4

Matériel de couchage

Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Couverturesqté 35
Housses de drapsqté 35
Lampes de pocheqté 15

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 10
Cartes de jeuqté 8
Jeux de sociétéqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 5

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 40
Étiquettes de bagagesqté 40

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Multitools sans couteauqté 3
Détecteurs de fuméeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 5
Gants de nettoyageqté 10
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par établir la liste des participants et vérifie les coordonnées des parents avant d’envoyer les informations pratiques. Relance les familles qui n’ont pas fourni de contact d’urgence ou de besoin alimentaire.
Réserve le transport, l’hébergement et les activités dès que l’effectif prévisionnel est connu. Garde une marge pour les inscriptions tardives et confirme chaque réservation au moins 2 semaines avant le départ.
Regroupe les informations sensibles dans un dossier accessible aux accompagnateurs : allergies, traitements, contacts d’urgence et autorisations. Contrôle les formulaires manquants 7 jours avant le camp, pas la veille.
Prépare le programme par journée et la répartition des groupes avant de faire le plan des chambres. Imprime une version du programme et des règles pour chaque accompagnateur, puis prévois quelques exemplaires supplémentaires.
Fais l’inventaire du matériel 3 à 5 jours avant le départ : couchage, vaisselle, cuisine, glacières et trousse de premiers secours. Trie les bagages par groupe et étiquette-les avant le chargement du transport.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp scolaire ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les inscriptions, les autorisations et les réservations de transport ou d’hébergement prennent souvent plusieurs relances.
Quels documents demander aux parents pour un camp scolaire ?: Demande une autorisation signée, les coordonnées des parents, un contact d’urgence et les informations médicales ou alimentaires utiles. Vérifie les documents manquants au plus tard 7 jours avant le départ.
Comment répartir les élèves dans les chambres et les groupes ?: Prépare les groupes et le plan des chambres lorsque la liste des participants est presque définitive, environ 2 semaines avant le camp. Vérifie ensuite les contraintes médicales, les besoins particuliers et l’équilibre entre accompagnateurs et élèves.
Que préparer la veille d’un camp scolaire ?: La veille, rassemble les documents imprimés, les étiquettes à bagages, la trousse de premiers secours et le matériel déjà vérifié. Les glacières et les aliments périssables se préparent le plus tard possible, selon l’heure du départ.

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