Après-midi du patrimoine : la checklist d’organisation

Un après-midi du patrimoine demande plus qu’un programme et quelques objets à exposer. Il faut coordonner le lieu, les intervenants, les prêts, les autorisations, les inscriptions et l’accueil des visiteurs. Prévoyez aussi le matériel d’exposition, les badges, les guides et le catering, souvent réglé trop tard. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation de la date jusqu’à la préparation des boissons et des encas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les intervenants et les démonstrateurs
2 personnes
Confirmer le programme avec les intervenants
Sélectionner les objets d’exposition
3 personnes
Créer la liste des objets et les formulaires de prêt
2 personnes
Faire signer les formulaires de prêt
2 personnes
Enregistrer les données d’assurance des objets
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des visiteurs
Faire imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe et le repas
3 personnes
Transporter les objets en toute sécurité
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l'exposition
4 personnes
Étiqueter les objets
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Vérifier les toilettes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Accompagner la démonstration
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions sur place
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Animer la dernière séance de questions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Sécuriser les objets d’exposition
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rapporter les objets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaises pliantesqté 90
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Panneaux d’expositionqté 10
Vitrinesqté 4
Tables de présentationqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 8
Bol à soupeqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Pinces de serviceqté 8
Tabliers de cuisineqté 8

Décoration

Drapeaux historiquesqté 6
Décoration de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Cadres photoqté 20
Porte-listesqté 20
Panneaux directionnelsqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 120
Étiquettes d’expositionqté 40
Formulaires de prêtqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et les salles, puis vérifiez les autorisations avant d’inviter le public. Gardez une marge d’au moins 4 à 6 semaines pour les déclarations et les confirmations.
Pour les objets exposés, créez une fiche par pièce avec le propriétaire, les conditions de prêt et les données d’assurance. Faites signer les formulaires avant le transport ou l’installation.
Ne vous limitez pas à l’affiche : prévoyez les invitations, la publication en ligne et les inscriptions. Finalisez la liste des visiteurs au plus tard 3 jours avant l’événement pour préparer les badges et les besoins alimentaires.
Réservez du temps pour briefer les guides et établir le planning des bénévoles. Un briefing de 30 minutes le jour même permet de répartir clairement l’accueil, l’orientation et la surveillance des vitrines.
Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées, puis vérifiez les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires et espaces de refroidissement. Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un après-midi du patrimoine ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont le choix de la date, du programme et du lieu, suivis des autorisations et des contacts avec les intervenants.
Combien de temps faut-il pour obtenir les autorisations ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines, selon la commune, le lieu et la nature des démonstrations. Vérifiez les délais dès que la date et le programme sont fixés, avant de publier l’événement.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi du patrimoine ?: Envoyez-les environ 4 semaines à l’avance, puis relancez les personnes qui doivent s’inscrire 7 à 10 jours avant. Arrêtez la liste des visiteurs 3 jours avant afin de préparer badges et catering.
Quelle quantité de boissons prévoir pour les visiteurs ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez de l’eau, du café et du thé.

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