Checklist para organizar una tarde de patrimonio
Una tarde de patrimonio combina visitas, piezas de exposición, demostraciones y charlas, así que la coordinación empieza mucho antes de abrir las puertas. Define la fecha y el programa, reserva las salas y confirma los permisos antes de anunciar el evento. Después tendrás que controlar préstamos y seguros de las piezas, inscripciones, necesidades dietéticas y turnos de voluntarios. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar a los ponentes y demostradores
2 personas
Confirmar el programa con los ponentes
Seleccionar piezas de exposición
3 personas
Crear la lista de objetos y los formularios de préstamo
2 personas
Hacer firmar los formularios de préstamo
2 personas
Registrar los datos del seguro de los objetos
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de visitantes
Imprimir folletos del programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Instruir a los guías
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar los suministros de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sopa y comida
3 personas
Transportar objetos con seguridad
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la exposición
4 personas
Etiquetar los objetos
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Comprobar los baños
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Presentar el discurso de apertura
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Guiar la demostración
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Gestionar las inscripciones in situ
2 personas
Servir la cena
5 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Guiar la última ronda de preguntas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Asegurar los objetos de la exposición
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Devolver los objetos
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 12
- Sillas plegablescant. 90
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 18
- Piezas de escenariocant. 4
- Atril
- Percheroscant. 3
- Postes separadorescant. 8
- Paneles de exposicióncant. 10
- Vitrinascant. 4
- Mesas de presentacióncant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 90
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 110
- Cuchilloscant. 110
- Cucharascant. 110
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Tazones para sopacant. 100
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas recargablescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Termoscant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Delantales de cocinacant. 8
Decoración
- Banderas históricascant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Pizarrascant. 6
- Marcos de fotoscant. 20
- Portapanelescant. 20
- Señales de orientacióncant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Folletos del programacant. 120
- Etiquetas de exposicióncant. 40
- Formularios de préstamocant. 40
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Sets de escobacant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar invitaciones o publicar el evento. Reserva también un espacio separado para exposiciones, acreditaciones y catering si el recorrido tiene varias partes.
- Para cada pieza prestada, reúne el formulario firmado y los datos del seguro antes del montaje. Haz una lista de control por objeto y comprueba que vitrinas, paneles y mesas de presentación caben en la sala.
- Confirma a los ponentes y demostradores por escrito al menos 2 semanas antes, con horario, duración y necesidades técnicas. Entrega a los guías un recorrido y unas indicaciones comunes para evitar explicaciones contradictorias.
- Cierra las inscripciones varios días antes de la tarde de patrimonio y usa ese número para calcular sillas, acreditaciones, folletos y catering. Pregunta por las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el mismo día.
- Prepara bebidas frías y aperitivos con tiempo suficiente para servirlos al llegar los visitantes. Comprueba el día anterior las neveras, máquinas de café, teteras, jarras, vasos, tazas, platos y cubiertos, porque estos pequeños faltantes suelen descubrirse cuando ya empieza el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de patrimonio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, comprobar permisos, contactar con ponentes y preparar la difusión. Deja la última semana para cerrar visitantes, imprimir materiales y confirmar el montaje.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de visitantes?
- Ciérrala entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes preparar acreditaciones, folletos, turnos de voluntarios y cantidades de catering con una cifra realista.
- ¿Cuándo hay que preparar los préstamos de las piezas?
- Crea la lista de objetos y envía los formularios al menos 3 semanas antes. Los documentos deben estar firmados y los datos del seguro registrados antes de transportar o exponer cualquier pieza.
- ¿Cuánto catering calcular para una tarde de patrimonio?
- Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el programa. Compra los aperitivos según el número final de visitantes y deja un margen del 10 % para invitados, ponentes y voluntarios.
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