LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde erfgoedmiddag

Een erfgoedmiddag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar vitrines. Je regelt tegelijk sprekers, demonstraties, bruikleen van objecten, publieksbegeleiding en catering. Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, locatie en programma, zodat je nog tijd hebt voor formulieren, drukwerk en aanmeldingen. In de laatste week draait het vooral om aantallen, instructies, opbouw en gekoelde dranken. Gebruik de checklist hieronder als vaste volgorde en controleer vooral wat bezoekers, vrijwilligers en bruikleengevers nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie en zalen reserveren

  • Vergunningen en meldingen controleren

  • Sprekers en demonstrateurs benaderen

    2 personen

  • Programma met sprekers bevestigen

  • Tentoonstellingsobjecten selecteren

    3 personen

  • Objectenlijst en bruikleenformulieren maken

    2 personen

  • Bruikleenformulieren laten ondertekenen

    2 personen

  • Verzekeringsgegevens van objecten vastleggen

  • Uitnodigingen ontwerpen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Evenement online publiceren

  • Posters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst definitief maken

  • Programmafolders laten drukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Rondleiders instrueren

    2 personen

  • Vrijwilligersrooster maken

  • Cateringhoeveelheden berekenen

    2 personen

  • Cateringbenodigdheden controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Soep en maaltijd voorbereiden

    3 personen

  • Objecten veilig vervoeren

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tentoonstelling inrichten

    4 personen

  • Objecten labelen

    2 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Presentatie testen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet inrichten

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Ontvangstbalie klaarzetten

    2 personen

  • Vrijwilligersbriefing geven

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Programmafolders uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Openingswoord begeleiden

    2 personen

  • Lezing begeleiden

    2 personen

  • Rondleidingen begeleiden

    4 personen

  • Demonstratie begeleiden

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Bezoekersvragen beantwoorden

    2 personen

  • Aanmeldingen ter plaatse verwerken

    2 personen

  • Avondmaaltijd uitserveren

    5 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Avondprogramma begeleiden

    3 personen

  • Laatste vragenronde begeleiden

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Tentoonstellingsobjecten beveiligen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Buffet opruimen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Objecten terugbrengen

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Rechthoekige tafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 90
  • Statafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 18
  • Podiumdelenaantal 4
  • Sprekerslessenaar
  • Kapstokkenaantal 3
  • Afzetpalenaantal 8
  • Tentoonstellingspanelenaantal 10
  • Vitrinekastenaantal 4
  • Presentatietafelsaantal 6

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Theeglazenaantal 100
  • Waterglazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 90
  • Bordenaantal 100
  • Dessertbordenaantal 100
  • Vorkenaantal 110
  • Messenaantal 110
  • Lepelsaantal 110
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerbladenaantal 12
  • Koffiekannenaantal 6
  • Theepottenaantal 4
  • Waterkannenaantal 8
  • Soepkommenaantal 100

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Koelkastenaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • Microfoonsaantal 3
  • Luidsprekersaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koksmesse​naantal 4
  • Maatbekersaantal 3
  • Mengkommenaantal 6
  • Opslagbakkenaantal 12
  • Warmhoudbakkenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 8
  • Serveertangenaantal 8
  • Keukenschortenaantal 8

Decoratie

  • Historische vlaggenaantal 6
  • Tafeldecoratieaantal 12
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Krijtbordenaantal 6
  • Fotolijstenaantal 20
  • Lijstenhoudersaantal 20
  • Wegwijzerbordenaantal 10
  • Naamkaartjesaantal 100
  • Pennenaantal 30
  • Programmafoldersaantal 120
  • Tentoonstellingslabelsaantal 40
  • Bruikleenformulierenaantal 40

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 20
  • Bezemsetsaantal 3
  • Handzeepdispensersaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg uiterlijk acht weken vooraf datum, programma en zalen vast. Reserveer meteen ruimte voor tentoonstellingspanelen, vitrinekasten, presentatietafels en een aparte plek voor koffie en thee.
  • Regel bruiklenen niet mondeling. Maak per object een objectenlijst, laat het bruikleenformulier ondertekenen en leg verzekeringsgegevens vast voordat het object naar de locatie komt.
  • Plan de publiekscommunicatie in twee momenten: verstuur uitnodigingen enkele weken vooraf en verwerk aanmeldingen tot uiterlijk één week voor de middag. Gebruik het definitieve aantal voor programmafolders, naambadges en catering.
  • Geef rondleiders en vrijwilligers minimaal één week vooraf een kort draaiboek met tijden, zaalindeling, taken en aanspreekpunten. Controleer daarbij ook de routing met afzetpalen, kapstokken en zitplaatsen.
  • Tel servies en apparatuur op basis van het definitieve bezoekersaantal en plan de boodschappen niet op de dag zelf. Koel dranken tijdig, controleer koffiezetapparaten en waterkokers en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een erfgoedmiddag organiseren?
Begin bij voorkeur acht weken vooraf met de datum, locatie en het programma. Trek daarna minimaal vier weken uit voor sprekers, bruikleenformulieren, uitnodigingen en aanmeldingen.
Wanneer moet ik bruikleenformulieren voor een erfgoedmiddag regelen?
Maak de objectenlijst zodra de tentoonstellingsobjecten zijn geselecteerd, bij voorkeur zes weken voor de middag. Laat alle formulieren ondertekenen en leg verzekeringsgegevens vast voordat je de objecten vervoert of opstelt.
Wanneer maak ik de bezoekerslijst en cateringberekening?
Verzamel aanmeldingen tot ongeveer één week vooraf en maak daarna de bezoekerslijst definitief. Bereken op basis daarvan de hoeveelheden eten, drinken, servies, stoelen en programmamateriaal.
Wat moet ik de laatste dag voor een erfgoedmiddag controleren?
Controleer de zaalopstelling, objecten, vitrinekasten, bewegwijzering, vrijwilligersinstructies en techniek. Zet dranken koud, leg naambadges en programmafolders klaar en controleer of cateringbenodigdheden en servies compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!