Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en huertos urbanos
Una jornada de puertas abiertas necesita más que invitar a los vecinos: hay que coordinar inscripciones, visitas guiadas, voluntarios y el recorrido por el huerto. Este plan reúne 48 tareas y 44 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde los carteles y el programa hasta las carpas, el café y la recepción. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como revisar los caminos, enfriar las bebidas o preparar las tarjetas de nombre.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Distribuir carteles
3 personas
Reservar materiales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y el plano
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir folletos y tarjetas con nombres
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Preparar las actividades
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la estación de café y té
2 personas
Revisar los caminos del jardín
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar los puestos de actividades
3 personas
Instruir a los guías
2 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
3 personas
Evento
Atender la recepción de visitantes
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Guiar actividades en el jardín
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto y los caminos
4 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Megáfono
Decoración
- Banderolascant. 3
- Guirnaldas de banderinescant. 8
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Pizarrascant. 6
Actividades
- Carretillas infantilescant. 2
- Guantes de jardineríacant. 20
- Macetas pequeñascant. 100
- Palitas de manocant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Escobascant. 4
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
Recepción
- Formularios de inscripcióncant. 120
- Folletos informativoscant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Flechas de rutacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de antelación y pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas. Así puedes calcular mejor los aperitivos y evitar compras de última hora.
- Cierra el programa y el plano 7 días antes. Indica dónde empieza cada visita guiada, cuánto dura y qué voluntario acompaña al grupo para que nadie tenga que improvisar en la recepción.
- Asigna los voluntarios por turnos de 2 horas y reserva a una persona para incidencias. Además de las visitas, alguien debe controlar la mesa de recepción, las bebidas y la señalización.
- Revisa los caminos del jardín el día anterior y vuelve a comprobarlos antes de abrir. Retira obstáculos y coloca las pizarras o carteles donde haya cambios de dirección, especialmente cerca de las carpas.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas con tiempo. Monta la estación de café y té al menos 45 minutos antes de recibir al público, con termos, tazas y una zona clara para recoger lo usado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un huerto urbano?
- Empieza al menos 3 semanas antes para enviar invitaciones, abrir inscripciones y distribuir carteles. Deja cerrados el programa, el plano y los turnos de voluntariado 7 días antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula 1 voluntario por cada grupo de visita guiada y añade 2 personas para recepción, bebidas e incidencias. Para tres grupos simultáneos, reserva al menos 5 voluntarios por turno de 2 horas.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?
- Prepara entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y ajusta los aperitivos al número final de inscripciones. Confirma las necesidades dietéticas como mínimo 5 días antes de comprar los productos frescos.
- ¿Cuándo hay que montar las carpas y las mesas?
- Monta las carpas, mesas, sillas, recepción y bufé el mismo día con al menos 2 horas de margen. Comprueba antes los cables, regletas, altavoces y caminos para resolver problemas antes de que llegue el público.
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