Checklist pour organiser les portes ouvertes d’une école primaire

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple réception. Commencez par fixer la date, les salles et le programme, puis ouvrez les inscriptions pour estimer les groupes, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. Prévoyez ensuite les circuits, les activités enfants, les cours d’essai et les présentations. Cette checklist vous aide à garder le fil jusqu’aux derniers achats et aux tests techniques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Définir les salles et les activités
3 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les voisins et les tout-petits
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Inventorier le matériel d'activités
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les réservations
Commander les imprimés
Préparer les circuits de visite
3 personnes
Rassembler les présentations
3 personnes
Préparer les activités pour enfants
4 personnes
Préparer les cours d’essai
5 personnes
Tester la technique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier l’école et les salles
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Exposer les travaux
4 personnes
Aménager les salles de cours d'essai
5 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Brancher le son et l'écran
2 personnes
Préparer les dossiers d'information
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Prendre la photo de l’équipe

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visites guidées
5 personnes
Donner des cours d'essai
6 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Faire la présentation de la direction
2 personnes
Garder les enseignants disponibles
8 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Prendre des photos
Répondre aux questions des parents
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Traiteur pendant le programme du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les locaux
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer l'école
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table d’accueil
Tables pliantesqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Couverturesqté 6

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Tassesqté 80
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Vaisselle isothermeqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Plantesqté 10
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de directionqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 8
Bannières d’informationqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Dossiers d'informationqté 150
Brochures du programmeqté 200
Badges nominatifsqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 40
Crayonsqté 40
Presse-papiersqté 10
Papier pour imprimanteqté 2
Notes adhésivesqté 12

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 4
Tapis de bricolageqté 20
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Papier de couleurqté 20
Ciseaux pour enfantsqté 30
Bâtons de colleqté 30
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 12
Livres de lectureqté 20
Pompe à ballonsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Poubellesqté 12
Gantsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 8

Conseils

Fixez le programme au moins 6 semaines avant la date : prévoyez des créneaux de visite, des activités enfants et des cours d’essai afin d’éviter les croisements dans les salles.
Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines à l’avance et demandez le nombre d’adultes, d’enfants et les besoins alimentaires. Ces chiffres servent directement à calculer le catering et les groupes de visite.
Recrutez les bénévoles au plus tard 3 semaines avant l’événement. Comptez au minimum une personne à l’accueil, un accompagnateur par circuit et un référent dans chaque espace d’activité.
Testez ordinateurs portables, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones 2 à 3 jours avant. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et chargeurs : ce sont souvent les éléments oubliés le matin même.
Préparez les badges, dossiers d’information et plans de visite la veille. Placez la table d’accueil près de l’entrée, avec les listes d’inscription, puis récupérez les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’une école primaire ?: Commencez environ 6 semaines avant la date. Réservez les espaces, fixez le programme et lancez ensuite les invitations et les inscriptions, idéalement 3 à 4 semaines avant.
Combien de bénévoles faut-il pour des portes ouvertes d’école ?: Prévoyez au moins un bénévole à l’accueil, un accompagnateur par circuit et une personne par activité ou salle. Pour 4 espaces ouverts simultanément, cela représente généralement 6 à 8 personnes, sans compter la coordination.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez une table d’accueil avec les listes d’inscription, badges nominatifs, plans de visite et dossiers d’information. Préparez ces éléments la veille et gardez 10 % de badges vierges pour les visiteurs non inscrits.
Quand tester le matériel pour les portes ouvertes ?: Faites un premier inventaire une semaine avant, puis un test complet 2 à 3 jours avant. Contrôlez chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone, haut-parleur, rallonge et multiprise dans la salle où il sera utilisé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.