Checklist pour organiser les portes ouvertes de votre école de natation

Une journée portes ouvertes dans une école de natation demande plus qu’un planning de cours d’essai. Il faut coordonner les inscriptions, l’accueil des familles, les vestiaires, la piscine et le matériel de sécurité, tout en gardant un espace convivial. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis l’annonce du programme jusqu’à l’arrivée des visiteurs. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : badges, formulaires, boissons au frais et briefing de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver l’espace piscine
Planifier les cours d’essai
2 personnes
Répartir les enseignants
Confirmer les inscriptions
Créer le plan et le parcours
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer les badges et les formulaires
2 personnes

Événement

Vérifier la piscine et les vestiaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le matériel d’essai
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer l’équipe à l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Encadrer les cours d’essai
4 personnes
Donner des informations sur les cours
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Sécher immédiatement les sols mouillés
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Relancer les demandes de cours d’essai

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 3
Tente de réception

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Matériel de sport

Frites de natationqté 20
Planches de natationqté 20
Bouéesqté 15
Anneaux de plongéeqté 20
Brassards de natationqté 20
Balles gonflablesqté 10
Lunettes de natationqté 20
Bonnets de bainqté 20

Équipement

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone à main
Haut-parleur

Bureau

Formulaires d'inscriptionqté 150
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Brochures d’informationqté 150
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 150
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'avertissementqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Bouées de sauvetageqté 2
Cordes de sauvetageqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et le programme au moins 3 semaines à l’avance, puis fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi répartir les cours d’essai et confirmer les créneaux aux familles.
Prévoyez un accueil séparé de la zone piscine avec les formulaires, les badges, les brochures et les stylos. Une personne dédiée à l’entrée évite que les enseignants interrompent les essais pour répondre aux questions administratives.
Regroupez les participants par créneau et limitez chaque séance au nombre de nageurs que l’espace et les enseignants peuvent encadrer en sécurité. Indiquez clairement le parcours entre l’accueil, les vestiaires et le bassin.
Testez le matériel au moins la veille : frites, planches, bouées, brassards, lunettes et anneaux de plongée. Vérifiez également les équipements de sécurité, les rallonges et les multiprises avant l’installation des tables et du buffet.
Mettez les boissons au frais le matin même et préparez les en-cas avant l’arrivée du public. Comptez environ 2 à 3 gobelets par visiteur pour une présence de deux heures, puis gardez une réserve séparée pour l’équipe.

Questions fréquentes

Quand annoncer les portes ouvertes d’une école de natation ?: Annoncez la date et le programme au moins 3 semaines à l’avance. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant afin de confirmer les créneaux d’essai et de répartir les enseignants.
Combien de temps prévoir pour un cours d’essai de natation ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par séance, puis 10 à 15 minutes pour la sortie du bassin et la rotation du groupe. Ajoutez au moins 15 minutes de marge sur le planning pour absorber les retards à l’accueil ou aux vestiaires.
Que faut-il préparer à l’accueil des portes ouvertes ?: Installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs, avec les formulaires d’inscription, les stylos, les étiquettes nominatives et les brochures d’information. Préparez aussi une liste imprimée des inscrits et des créneaux d’essai.
Quand vérifier la piscine et les vestiaires ?: Faites une première vérification la veille, puis un dernier contrôle 30 minutes avant l’ouverture. Vérifiez l’accès, la propreté, les porte-manteaux, le chemin vers le bassin et la disponibilité du matériel de sécurité.

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