Checklist voor een zwemschool open dag organiseren

Een zwemschool open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen proeflessen plannen. Je regelt tegelijk de zwembadruimte, ontvangst, looproute, docenten, formulieren, catering en veiligheidsmateriaal. Begin met datum en programma, verwerk daarna de aanmeldingen en werk toe naar een duidelijke opbouw op de dag zelf. Deze checklist bevat 43 taken en 51 spullen, zodat je ook details zoals naamstickers, koelboxen, zwemmaterialen en verlengsnoeren niet pas op het laatste moment ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Zwembadruimte reserveren
Proeflessen plannen
2 personen
Docenten indelen
Aanmeldingen bevestigen
Plattegrond en looproute maken
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Badges en formulieren klaarleggen
2 personen

Event

Zwembad en kleedruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Proeflesmaterialen klaarleggen
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Team bij de ingang instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Rondleidingen verzorgen
2 personen
Proeflessen begeleiden
4 personen
Informatie over lessen geven
2 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Natte vloeren direct drogen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Bedankbericht versturen
Proeflesaanvragen opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Partytent

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Sportmateriaal

Zwemnoodlesaantal 20
Zwemplankenaantal 20
Drijfringenaantal 15
Duikringenaantal 20
Zwemvleugelsaantal 20
Opblaasbare ballenaantal 10
Zwembrillenaantal 20
Badmutsenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Handmegafoon
Luidspreker

Kantoor

Aanmeldformulierenaantal 150
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Informatiefoldersaantal 150
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Routepijlenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Plakbandaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsboeienaantal 2
Reddingslijnenaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer datum en programma zodra de zwembadruimte en proeflesmomenten vaststaan. Zo kunnen bezoekers zich aanmelden voor een concreet tijdstip en kun je docenten gericht indelen.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en neem ze mee in de voorbereiding van het buffet. Controleer de aantallen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat hapjes en servies niet op gevoel worden klaargezet.
Maak een plattegrond met ingang, ontvangstbalie, kleedruimtes, zwembad en cateringbuffet. Hang de looproute zichtbaar op en instrueer het team bij de ingang vóór de eerste bezoekers arriveren.
Test apparatuur en aansluitingen vooraf, vooral koffiezetapparaten, waterkokers, luidspreker en handmegafoon. Leg stekkerdozen en verlengsnoeren zo neer dat bezoekers niet over kabels kunnen lopen.
Controleer zwembad, kleedruimtes en veiligheidsmateriaal vóór je tafels en stoelen opstelt. Leg proeflesmaterialen zoals zwemnoodles, zwemplanken en drijfringen per les klaar, zodat docenten niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een zwemschool open dag aankondigen?: Publiceer de datum en het programma zodra de zwembadruimte, proeflessen en globale personeelsindeling vaststaan. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur minimaal 2 tot 3 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zwemschool open dag klaar te zetten?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw op locatie. Reserveer extra tijd voor het controleren van zwembad en kleedruimtes, het testen van apparatuur, het inrichten van de ontvangstbalie en het klaarleggen van proeflesmaterialen.
Wat moet ik klaarleggen voor proeflessen tijdens een open dag?: Leg per proefles vooraf de benodigde materialen klaar, zoals zwemnoodles, zwemplanken, drijfringen, duikringen, zwemvleugels, opblaasbare ballen, zwembrillen en badmutsen. Tel het materiaal uiterlijk de dag ervoor en controleer het nogmaals vóór de eerste les.
Hoe voorkom ik chaos bij de ontvangst van bezoekers?: Richt één ontvangstbalie in met aanmeldformulieren, pennen, naamstickers en informatiefolders. Zet minimaal 30 minuten vóór opening het team bij de ingang klaar en gebruik een plattegrond of looproute om bezoekers direct naar hun proefles of de juiste ruimte te verwijzen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.