Checklist pour organiser les portes ouvertes de votre école de langues

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme au moins 4 semaines à l’avance et prévoyez des créneaux distincts pour l’accueil, les visites guidées, les présentations et les cours d’essai. Vous pourrez ainsi affecter un enseignant ou un guide à chaque groupe.
• Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations et demandez le niveau de langue, les coordonnées et les besoins alimentaires. Confirmez les participants quelques jours avant afin d’ajuster les groupes et le catering.
• Testez la technique la veille : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, enceintes, microphone, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi les ordinateurs utilisés pour les tests de niveau et prévoyez les chargeurs nécessaires.
• Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier visiteur : comptoir, étiquettes nominatives, formulaires imprimés, signalisation et kits de bienvenue. Placez les indications à chaque changement de salle, pas uniquement à l’entrée.
• Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, en gardant une marge pour les participants non inscrits. Comptez séparément les tasses à café, verres, assiettes et couverts pour éviter de manquer de vaisselle pendant les visites.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’une école de langues ?

Commencez idéalement 6 semaines avant la date. Réservez les salles et répartissez les enseignants dès la première semaine, puis lancez les inscriptions et la communication environ 4 semaines avant.

Que faut-il prévoir pour l’accueil des portes ouvertes ?

Prévoyez un comptoir d’accueil, les formulaires d’inscription, les étiquettes nominatives, les kits de bienvenue et une signalisation visible. Installez le point d’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture pour tester le matériel et préparer les documents.

Combien de temps prévoir pour une visite d’école de langues ?

Prévoyez 20 à 30 minutes par visite guidée, puis 15 à 20 minutes pour une présentation ou un échange avec un enseignant. Ajoutez au moins 10 minutes entre deux groupes pour éviter les retards cumulés.

Quand confirmer les inscriptions aux portes ouvertes ?

Envoyez une confirmation 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’horaire, l’adresse, les salles accessibles et les consignes pratiques. Utilisez le nombre confirmé pour finaliser les groupes de niveau, le catering et les kits d’accueil.

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