Checklist voor een taalschool open dag organiseren

Een taalschool open dag vraagt om meer dan lokalen openzetten. Je moet bezoekers vooraf laten aanmelden, taalniveaus inventariseren en docenten, rondleiders en proeflessen op elkaar afstemmen. Op de dag zelf bepalen ontvangst, bewegwijzering en een geteste presentatieapparatuur hoe soepel alles verloopt. Deze checklist volgt de voorbereiding van datum en programma tot catering, inschrijfformulieren en het klaarzetten van lesmateriaal.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast. Plan daarin aparte tijdvakken voor ontvangst, rondleidingen, presentaties en proeflessen, zodat bezoekers niet tegelijk bij dezelfde docent of hetzelfde lokaal uitkomen.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de open dag. Vraag meteen naar taalniveau en dieetwensen; zo kun je groepen indelen en catering bestellen op basis van echte aantallen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 3 dagen vooraf in de ruimtes waar je ze gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en opladers; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak.
Maak bewegwijzering voor de route vanaf de ingang naar de receptiebalie, lokalen en ontvangstruimte. Hang de borden de avond ervoor op en leg naamstickers, inschrijfformulieren en welkomstpakketten bij de ontvangst klaar.
Koel dranken en zet koffievoorzieningen pas kort voor de start klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en controleer vooraf of je genoeg herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taalschool open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, lokalen en personeel. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de definitieve deelnemerslijst ongeveer 2 weken voor de open dag.
Hoeveel docenten heb ik nodig voor een taalschool open dag?: Plan per gelijktijdige activiteit minstens 1 verantwoordelijke docent of begeleider. Voeg daarnaast 1 persoon toe voor de receptiebalie en 1 rondleider per groep; bij 3 parallelle onderdelen kom je dus al snel op 5 medewerkers.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een open dag van een taalschool?: Bestel op basis van het bevestigde aantal bezoekers plus ongeveer 10% reserve. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas hapjes en dieetopties aan op de verzamelde dieetwensen.
Wanneer moet ik de techniek voor een taalschool open dag testen?: Test alle apparatuur minimaal 3 dagen vooraf en nogmaals 30 minuten voor ontvangst. Controleer niet alleen de laptop en beamer, maar ook microfoon, speakers, projectiescherm, kabels, stekkerdozen en opladers.