Organiser un pique-nique des récits : la checklist complète

Un pique-nique des récits demande plus qu’un repas à l’extérieur : il faut coordonner le lieu, les conteurs, les inscriptions et l’écoute du public. Commence par réserver le site et vérifier les autorisations, puis fixe le programme avant d’envoyer les invitations. La préparation alimentaire et le transport du matériel prennent du temps, surtout si les tables, les tentes et la sonorisation doivent être installées sur place. Cette checklist de 52 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier le permis
Réserver les conteurs
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le lieu intérieur de repli
Informer les conteurs
Établir la liste définitive des invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les couvertures
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager le coin histoires
2 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer le premier tour de récits
2 personnes
Ouvrir le buffet pique-nique
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le deuxième tour de récits
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le podium de récits ouvert
2 personnes
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
Dire au revoir et donner des informations
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Plaids de pique-niqueqté 15
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Panneaux d'information du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs de découpeqté 8
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Pompes de gel hydroalcooliqueqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie le permis plusieurs semaines avant la date : un pique-nique avec conteurs peut nécessiter une autorisation spécifique, notamment pour le son et les tentes.
Arrête le programme avant les invitations. Demande les inscriptions et les besoins alimentaires assez tôt pour établir une liste définitive des invités et prévoir les quantités de sandwiches, salades et desserts.
Prépare un plan météo au moins 48 heures avant l’événement. Confirme le lieu intérieur de repli, puis informe les conteurs et les invités dès que la décision est prise.
Ne laisse pas le transport du matériel au dernier moment : les tentes, tables pliantes, chaises, couvertures, glacières, blocs de glace et matériel audio doivent être regroupés avant le départ.
Prévois une vraie séquence d’installation sur site. Installe d’abord les tables et les tentes, puis les assises, l’éclairage, la sonorisation et les panneaux du programme avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique des récits ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, vérifier le permis, engager les conteurs et envoyer les invitations. Garde les 48 dernières heures pour la météo, les achats et les confirmations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un pique-nique des récits ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date, avec le programme et les modalités d’inscription. Fixe une date limite 7 à 10 jours avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires et établir la liste finale.
Quand vérifier la météo et décider du repli intérieur ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis fais une dernière vérification 48 heures avant le début. Le lieu intérieur de repli doit être confirmé avant d’informer les conteurs et les participants.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?: Compte environ 2 à 3 heures pour acheminer et installer les tentes, tables, chaises, couvertures, buffet, éclairage et sonorisation. Ajoute 30 minutes pour contrôler le site et tester les microphones et les enceintes.

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