Geschichten-Picknick organisieren: die komplette Checkliste
Ein Geschichten-Picknick verbindet ein gemeinsames Essen mit einem festen Erzählprogramm – und braucht deshalb mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Picknick. Reserviere den Ort frühzeitig, kläre Genehmigungen und lege rechtzeitig fest, wer erzählt und wann. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Planung für schlechtes Wetter. Am Veranstaltungstag müssen Verpflegung, Sitzplätze, Technik, Beleuchtung und der Transport zum Gelände in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Genehmigung prüfen
Erzähler festlegen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Indoor-Location bestätigen
Erzähler informieren
Endgültige Gästeliste erstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
Sandwiches vorbereiten
3 Personen
Salate vorbereiten
2 Personen
Desserts portionieren
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle und Decken auslegen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Erzählbereich einrichten
2 Personen
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Erste Gesprächsrunde begleiten
2 Personen
Picknickbuffet eröffnen
3 Personen
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Erzählrunde begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Offene Geschichtsbühne betreuen
2 Personen
Abendhäppchen ausgeben
2 Personen
Verabschiedung und Informationen geben
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet und Küche reinigen
2 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Beleuchtung und Dekoration entfernen
2 Personen
Zelte und Mobiliar abbauen
4 Personen
Gelände sauber übergeben
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 55
- PicknickdeckenAnz. 15
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- Schilder mit ProgramminformationenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 20
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- SchneideplattenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 2
Reinigung
- HanddesinfektionsspenderAnz. 6
- PutzeimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vorher und prüfe sofort, ob für das Picknick oder die Nutzung von Lautsprechern eine Genehmigung nötig ist. Bestätige außerdem eine Indoor-Alternative, bevor du die Einladungen verschickst.
- Lege Erzähler und Programm spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin fest. So kannst du die Programminformationen auf Schildern vorbereiten und den Gästen mitteilen, wie lange die einzelnen Geschichten dauern.
- Schließe die Gästeliste etwa eine Woche vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. Bereite Sandwiches, Salate und portionierte Desserts erst kurz vor dem Termin vor; Obst und Gemüse sollten gewaschen und die Kühlboxen gefüllt zum Transport bereitstehen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte oder die Indoor-Location. Bei wechselhaftem Wetter müssen Decken, Stühle, Tische und Beleuchtung trotzdem so eingeplant werden, dass der Aufbau bei Ankunft zügig beginnt.
- Packe Technik und Kleinteile nicht erst am Veranstaltungstag zusammen. Kontrolliere vor dem Abtransport Lautsprecher, Mikrofone, Verlängerungskabel, LED-Laternen, Namensschilder und Stifte anhand einer eigenen Transportliste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Geschichten-Picknick organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Ort, Genehmigung und Erzähler. Die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche solltest du etwa eine Woche vor dem Termin abschließen.
- Wann sollte ich die Einladungen für ein Geschichten-Picknick verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr drei bis vier Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens sieben Tage vor dem Picknick, damit Essen, Sitzplätze und Geschirr planbar sind.
- Was mache ich bei schlechtem Wetter beim Geschichten-Picknick?
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige dann entweder die Partyzelte oder die Indoor-Location. Informiere alle Gäste spätestens am Vortag über den endgültigen Veranstaltungsort.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Geschichten-Picknick?
- Plane mindestens 90 Minuten für Geländecheck, Tische, Stühle, Decken, Buffet, Technik und Beleuchtung ein. Für Partyzelte oder zusätzliche Dekoration solltest du weitere 30 Minuten Reserve einrechnen.
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