Checklist para organizar un picnic de cuentos
Organizar un picnic de cuentos requiere coordinar narradores, asistentes, comida y un espacio cómodo para escuchar. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde reservar el lugar y confirmar permisos hasta preparar sándwiches, ensaladas, café y té. También contempla lo que suele retrasarse: recoger preferencias dietéticas, cerrar la lista de invitados y preparar una ubicación interior si cambia el tiempo. Úsala para avanzar sin dejar el montaje y el equipo de sonido para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar el permiso
Confirmar narradores
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar ubicación alternativa interior
Informar a los narradores
Hacer la lista definitiva de invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Porcionar postres
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas y mantas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar el rincón de cuentacuentos
2 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Servir bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar la primera ronda de historias
2 personas
Abrir el bufé de picnic
3 personas
Servir aperitivos y bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar una segunda ronda de historias
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar el escenario abierto de relatos
2 personas
Repartir los aperitivos de la noche
2 personas
Despedida e información
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la iluminación y la decoración
2 personas
Desmontar las carpas y el mobiliario
4 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 55
- Mantas de picniccant. 15
- Mesas de buffetcant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Termoscant. 6
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Cubitos de hielocant. 12
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Carteles con información del programacant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Faroles LEDcant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Bandejas para cortarcant. 8
- Papel de aluminiocant. 2
Limpieza
- Dispensadores de gel hidroalcohólicocant. 6
- Cubos de limpiezacant. 3
- Esponjascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de hacer la compra. Con la lista definitiva de invitados podrás calcular las raciones, separar las preferencias dietéticas y evitar comprar comida de más o quedarte corto.
- Comprueba el pronóstico y confirma la alternativa interior con al menos 48 horas de margen si se esperan lluvias. Informa también a los narradores para que sepan dónde deben presentarse.
- Programa la llegada del material con tiempo para inspeccionar el recinto, montar mesas, sillas, mantas y carpas, y colgar la iluminación antes de que empiece la primera narración.
- Prueba altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas en el lugar antes de recibir al público. Una prueba de sonido de 30 minutos permite detectar enchufes lejanos o cables insuficientes.
- Prepara la comida por fases: lava frutas y verduras, prepara sándwiches y ensaladas, porciona los postres y llena las neveras portátiles el mismo día. Reserva los termos para el café y el té y mantén las bebidas frías hasta el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic de cuentos?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar el permiso y confirmar a los narradores. Deja la última semana para las inscripciones, las preferencias dietéticas, la compra y el plan alternativo.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
- Ciérrala entre 5 y 7 días antes del picnic. Así puedes ajustar las cantidades de comida, preparar las tarjetas de nombre y confirmar cuántas sillas, mantas y vasos necesitas.
- ¿Qué hago si llueve el día del picnic de cuentos?
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y confirma una ubicación interior alternativa. Comunica el cambio a narradores e invitados en cuanto la decisión esté tomada, preferiblemente el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el picnic?
- Reserva al menos 2 horas antes de la llegada del público para inspeccionar el recinto, montar el mobiliario, instalar las carpas, colocar la iluminación y probar el sonido. Añade 30 minutos si el espacio requiere transportar el material desde lejos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!