Organiser un parcours d’escalade, étape par étape

Un parcours d’escalade se prépare d’abord sur le terrain, puis avec les autorisations, la sécurité et la logistique. Commencez par fixer la date et le tracé, avant de réserver les points de départ et d’arrivée. Ensuite, ouvrez les inscriptions, répartissez les bénévoles et contrôlez chaque équipement. Les dernières heures servent surtout à vérifier le parcours, refroidir les boissons, préparer les kits de départ et rendre les informations accessibles à toute l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Demander des mesures de circulation
2 personnes
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Vérifier l’assurance
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les signaleurs
2 personnes
14
Répartir le personnel de premiers secours
15
Concevoir les dossards
16
Imprimer les dossards
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
18
Inspecter le parcours
3 personnes
19
Distribuer le plan de circulation
20
Vérifier le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Composer les kits de démarrage
3 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Dégager le parcours
6 personnes
28
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
29
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
30
Installer les barrières du parcours
8 personnes
31
Installer des panneaux de signalisation
4 personnes
32
Marquer les virages
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Installer le système de chronométrage
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Vérifier la sécurité du parcours
4 personnes

Événement

41
Inscrire les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
3 personnes
43
Vérifier les vélos
2 personnes
44
Remplir la zone de départ
3 personnes
45
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
46
Tenir les postes de circulation
12 personnes
47
Encadrer le déroulement de la course
6 personnes
48
Enregistrer le chronométrage
3 personnes
49
Enregistrer les arrivants
3 personnes
50
Distribuer les provisions
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Informer le public
2 personnes
55
Enregistrer les incidents
2 personnes
56
Vérifier les résultats
2 personnes
57
Préparer la remise des prix
3 personnes
58
Organiser la remise des prix
4 personnes
59
Encadrer l’activité vélo libre
3 personnes
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

61
Démonter les postes de circulation
8 personnes
62
Désactiver le chronométrage
2 personnes
63
Retirer les panneaux du parcours
6 personnes
64
Démonter les barrières
6 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Rassembler les déchets
5 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Publier les résultats
71
Remercier les participants
72
Retourner le matériel de location
3 personnes
73
Gérer les objets perdus
74
Signaler les dommages et incidents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Supports pour nappesqté 2
Poubellesqté 12
Podiumsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Vélos de route pour testqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Sacs de vélo de premiers secoursqté 2
Ruban d'arrivéeqté 2
Prix et médaillesqté 20
Fond de scène

Équipement

Horloge de départ
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Imprimante portable
Papier pour imprimanteqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 8
Mégaphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Groupe électrogène
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Sécurité routière

Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 20
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'avertissementqté 20
Panneaux de limitation de vitesseqté 8
Gilets de régulation du traficqté 16
Siffletsqté 16
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Extincteursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Drapeauxqté 30
Bannièresqté 8
Ruban de scène
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Faites inspecter le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : vérifiez les accès, les zones à risque, le balisage et les points où les signaleurs devront intervenir.
Ne laissez pas les autorisations et les mesures de circulation pour la dernière semaine. Préparez le dossier dès que la date et le parcours sont fixés, puis gardez une copie pour le jour du concours.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable clairement identifié pour chaque zone. Prévoyez aussi une équipe de premiers secours et donnez les consignes avec des talkies-walkies ou des téléphones.
Traitez les inscriptions avant l’impression des dossards : contrôlez les noms, les besoins alimentaires et les informations utiles, puis imprimez une liste de participants de secours.
La veille, triez les panneaux d’itinéraire, composez les kits de départ et testez l’horloge, les chronomètres, l’imprimante portable, les batteries et les rallonges.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un parcours d’escalade ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont connus. Les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation peuvent demander des délais indépendants de votre organisation.
Combien de bénévoles faut-il pour un parcours d’escalade ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du nombre de points à surveiller. Prévoyez au minimum un signaleur par zone critique, une équipe de premiers secours et une personne chargée de coordonner les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions et imprimer les dossards ?: Fixez une date de clôture quelques jours avant l’événement afin de vérifier les données et les besoins alimentaires. Imprimez ensuite les dossards et une liste de participants de secours, plutôt que de tout préparer le matin même.
Que vérifier la veille d’un parcours d’escalade ?: Contrôlez le parcours, le balisage, les radios, les chronomètres, l’imprimante et les batteries. Préparez aussi les boissons au frais, les en-cas et les kits de départ pour éviter une installation précipitée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.