Organiser un match de curling sans rien oublier

Un match de curling demande plus qu’une réservation de piste. Il faut fixer rapidement la date, confirmer les inscriptions, former les équipes et préparer le planning des matchs. Les invitations doivent aussi recueillir les besoins alimentaires et les informations de transport. Cette checklist regroupe les 68 tâches et 67 fournitures du plan, dans l’ordre utile, jusqu’à l’ouverture du lieu et l’installation de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du match
2 personnes
Réserver les pistes de curling
Organiser les prestations de traiteur
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Confirmer les inscriptions
Former les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Élaborer les règles du jeu
Définir l’arbitre
Vérifier le contact de premiers secours
Commander les prix et médailles
Vérifier le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler les prix et le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la liste des participants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Transporter les fournitures sur le terrain
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer le tableau des scores
2 personnes
Préparer les pierres de curling
2 personnes
Préparer les balais de curling
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet et les snacks
3 personnes
Présenter les boissons
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Attribuer les équipes et les terrains
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Expliquer la technique du curling
2 personnes
Encadrer les répétitions
3 personnes
Accompagner le premier match
4 personnes
Enregistrer les scores
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Encadrer le deuxième match
4 personnes
Servir le buffet de pause
3 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Encadrer le troisième match
4 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Servir les boissons de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de curling
3 personnes
Ranger le tableau d’affichage et les formulaires
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace buffet
2 personnes
Laisser le lieu propre
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 48
Tables de buffetqté 3
Table d’inscription
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 20
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleur
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Pierres de curlingqté 32
Balais de curlingqté 24
Chaussures de curlingqté 48
Patinsqté 24
Blocs de départqté 8
Chasubles d’équipeqté 8
Plots d’entraînementqté 20
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 2
Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Aimants pour tableau d’affichageqté 32
Fiches de matchqté 40
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 60
Braceletsqté 60
Numéros de départqté 48
Drapeaux d’équipeqté 8
Médaillesqté 12
Trophée du vainqueur
Prix du fair-play
Trousse de premiers secours
Compresses froidesqté 6
Tapis de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 40
Pieds de ballonsqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les pistes plusieurs semaines à l’avance, puis envoie les invitations dès que le lieu est confirmé. Prévois une date limite d’inscription pour pouvoir former les équipes sans modification de dernière minute.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets les informations de transport avant la confirmation finale. Cela évite de découvrir le jour du match qu’un participant attend une solution particulière.
Prépare le planning, les règles et l’arbitre avant de répartir les équipes. Imprime aussi les formulaires de match, la liste des participants et les panneaux de score avant le déplacement sur le terrain.
Vérifie le matériel sur place au moins un jour avant : pierres, balais, chaussures, patins, blocs de départ, chasubles et chronomètres. Teste également le haut-parleur, le micro, les rallonges et les multiprises.
Refroidis les boissons à l’avance et sépare le matériel d’accueil du matériel sportif. Le jour J, ouvre le lieu, transporte les fournitures sur le terrain et installe la table d’inscription avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une piste de curling ?: Réserve la piste dès que la date et le nombre estimé de participants sont connus, idéalement plusieurs semaines avant le match. Confirme ensuite les horaires et les équipements disponibles au moins 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un match de curling ?: Envoie-les dès que la date et le lieu sont fixés, avec une date limite d’inscription clairement indiquée. Prévois au moins 10 à 14 jours pour recevoir les réponses, les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux équipes.
Quand former les équipes de curling ?: Forme les équipes après la clôture des inscriptions et après vérification des confirmations. Fais-le au plus tard 3 à 5 jours avant le match afin de diffuser le planning et les règles sans précipitation.
Que faut-il vérifier la veille d’un match de curling ?: Vérifie la présence des pierres, balais, chaussures, patins, chasubles, chronomètres, sifflets et panneaux de score. Contrôle aussi les boissons, les prix, les formulaires imprimés et le matériel audio au moins la veille.

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