Curlingwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een curlingwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen banen reserveren. Je moet deelnemers op tijd indelen, materiaal en spelregels controleren en de ontvangst zo organiseren dat teams snel op hun plek staan. Begin met de datum, locatie en catering en werk daarna toe naar aanmeldingen, teams en wedstrijdschema. In de laatste week controleer je vooral wat bij de locatie aanwezig is, wat gekoeld moet worden en welke documenten je op de speeldag nodig hebt.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en speellocatie vastleggen
2 personen
Curlingbanen reserveren
Cateringafspraken maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Aanmeldingen bevestigen
Teams samenstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitwerken
Scheidsrechter vastleggen
EHBO-contact controleren
Prijzen en medailles bestellen
Materiaal bij locatie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen en materialen verzamelen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemerslijst printen

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen naar de baan brengen
3 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Scorebord plaatsen
2 personen
Curlingstenen klaarleggen
2 personen
Curlingbezems klaarleggen
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet en snacks klaarzetten
3 personen
Dranken uitstallen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teams en banen toewijzen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Curlingtechniek uitleggen
2 personen
Oefenrondes begeleiden
3 personen
Eerste wedstrijd begeleiden
4 personen
Scores registreren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tweede wedstrijd begeleiden
4 personen
Pauzebuffet serveren
3 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Derde wedstrijd begeleiden
4 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluitende drankjes serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Curlingmateriaal verzamelen
3 personen
Scorebord en formulieren opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Buffetruimte schoonmaken
2 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Aanmeldtafel
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 20
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Curlingstenenaantal 32
Curlingbezemsaantal 24
Curlingschoenenaantal 48
Glijdersaantal 24
Startblokkenaantal 8
Teamhesjesaantal 8
Trainingspionnenaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 2
Wedstrijdklokkenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scorebordmagnetenaantal 32
Wedstrijdformulierenaantal 40
Pennenaantal 20
Namenstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Startnummersaantal 48
Teamvlaggenaantal 8
Medaillesaantal 12
Winnaarstrofee
Prijs voor sportiviteit
EHBO-koffer
Koudekompressenaantal 6
Veiligheidsmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Decoratie

Teamvlaggetjesaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Ballonnenstandaardsaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de curlingbanen zo vroeg mogelijk en controleer meteen welk materiaal de locatie levert. Vraag specifiek naar curlingstenen, bezems, schoenen, glijders en scoreborden, zodat je niets dubbel regelt of mist.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om teams samen te stellen, dieetwensen te verwerken en het wedstrijdschema met deelnemers te delen.
Maak naast het schema ook een korte versie van de spelregels voor deelnemers. Print op de wedstrijddag minstens één deelnemerslijst, wedstrijdformulier per baan en een extra exemplaar voor de ontvangstbalie.
Plan de ontvangst vóór de eerste wedstrijd: zet de aanmeldtafel, teamhesjes en deelnemerslijst klaar en wijs iemand aan die de registratie doet. Reken op 10 tot 15 minuten voor binnenkomst en controle van teams.
Koel dranken pas nadat je de boodschappen hebt gecontroleerd en zorg voor voldoende aansluitpunten voor koffiezetapparaten, waterkokers, luidspreker en microfoon. Leg verlengkabels en stekkerdozen vóór opening veilig buiten de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een curlingwedstrijd organiseren?: Leg datum en speellocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast, vooral als je meerdere curlingbanen nodig hebt. Reserveer daarna zo snel mogelijk de catering en start de uitnodigingen.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een curlingwedstrijd sluiten?: Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Met een deelnemersaantal op dat moment kun je teams, dieetwensen, vervoersinformatie en het wedstrijdschema definitief maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de wedstrijddag?: Plan minimaal 90 minuten vóór de eerste wedstrijd voor het openen van de locatie, materiaalcontrole, ontvangstbalie, catering en het klaarleggen van wedstrijdformulieren. Laat deelnemers 10 tot 15 minuten vóór hun eerste onderdeel arriveren.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een curlingwedstrijd?: Controleer vóór opening de banen, curlingstenen, bezems, schoenen, glijders, startblokken, scoreborden en wedstrijdklokken. Leg ook de deelnemerslijst, wedstrijdformulieren, prijzen en EHBO-contactgegevens klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.