Organiser un marché végétarien sans rien oublier

Un marché végétarien demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le lieu et la logistique alimentaire. Commence par réserver l’espace et vérifier les autorisations, puis fixe rapidement le plan des stands et les besoins techniques. Les inscriptions, les indications d’accès et la signalétique doivent être prêtes avant la dernière semaine. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, jusqu’au rangement des produits frais et à la répartition des contacts le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Contacter les exposants
2 personnes
Vérifier les autorisations
Créer le plan du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Réserver des prises électriques
Réserver la livraison des boissons
Répartir les stands du marché
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Imprimer la signalisation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la caisse et le matériel de paiement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer les étiquettes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Distribuer la liste de contacts
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Allumer les refroidisseurs
2 personnes
Numéroter les stands du marché
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants
2 personnes
Disposer les nappes
3 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer des amuse-bouches
4 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le son
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les températures de réfrigération
Soutenir les exposants
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Allumer les lumières
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Nappesqté 14
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 220
Petits bolsqté 120
Verresqté 220
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 220
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Balancesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Ciseauxqté 4
Couverts de serviceqté 20
Bacs alimentairesqté 30
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs de conservation réutilisablesqté 20

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux de menuqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de tableqté 14
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Contacte les exposants avant de finaliser le plan : demande à chacun la surface nécessaire, l’accès à une prise électrique et ses besoins en tables, chaises ou réfrigération. Garde une marge d’environ 10 % dans l’espace prévu pour les circulations.
Vérifie les autorisations au moins 4 semaines avant le marché. Ce délai te laisse le temps d’adapter le lieu, les horaires ou l’installation si une autorisation manque.
Arrête les inscriptions et recueille les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement. Prépare ensuite les badges, les indications d’accès et la signalisation afin de ne pas tout imprimer la veille.
Pour les boissons et les produits frais, confirme la livraison au plus tard 3 jours avant. Réfrigère les produits dès leur récupération et sépare clairement les achats, le matériel de service et les produits destinés aux exposants.
La veille, teste les prises, les rallonges, les multiprises, la caisse et le matériel de paiement. Vérifie aussi la météo et distribue une liste de contacts avec les numéros des responsables, des exposants et de la livraison.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu pour un marché végétarien ?: Réserve le lieu idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Il faut ensuite vérifier les autorisations, l’électricité, l’accès pour la livraison et la place disponible pour les tentes et les stands.
Quand confirmer les exposants d’un marché végétarien ?: Confirme les exposants environ 3 semaines avant le marché, après avoir traité les inscriptions et recueilli leurs besoins. Demande une confirmation finale au plus tard 7 jours avant pour établir le plan définitif.
Combien de temps avant préparer la signalétique et les badges ?: Prépare les badges nominatifs et imprime la signalétique 2 à 3 jours avant l’événement. Garde quelques exemplaires vierges et du matériel de fixation pour les changements de dernière minute.
Quand acheter et réfrigérer les produits frais ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant le marché, puis réfrigère les produits frais dès leur récupération. Contrôle le stock de vaisselle et les équipements le même jour afin de pouvoir remplacer rapidement ce qui manque.

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