Organiser un marché régional sans rien oublier
Un marché régional demande une coordination précise entre les exposants, les fournisseurs et l’équipe sur place. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : autorisations, inscriptions, plan des stands, matériel et communication. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins, vérifier la météo et préparer l’installation. Cette checklist t’aide à savoir quoi régler à l’avance et quoi contrôler le matin du marché.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier le permis et la déclaration
Créer le plan du marché
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation et les branchements
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier les installations sanitaires
Finaliser l’affectation des vendeurs
2 personnes
Envoyer les instructions aux vendeurs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les panneaux du marché
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Vérifier les paiements et la caisse
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Suivi
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 18
- Tablesqté 10
- Chaises pliantesqté 30
- Tables de bièreqté 8
- Caisse et bureau d'informationqté 2
- Portants à vêtementsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Terminaux de paiementqté 2
- Microphones mainqté 2
- Enceintes mobilesqté 2
- Chariots à mainqté 3
- Passe-câblesqté 10
- Poteaux de balisageqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Panneaux de marchéqté 8
- Numéros des standsqté 18
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Nappesqté 20
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Panneaux indicateursqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Verres doseursqté 4
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Gants de cuisineqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Pinces à déchetsqté 4
- Balaisqté 4
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins électriques et alimentaires de chaque exposant dès l’inscription. Tu pourras ainsi prévoir les branchements, les multiprises et l’emplacement des stands avant le jour du marché.
- Finalise le plan des stands au moins 7 jours avant l’ouverture. Attribue un numéro à chaque emplacement et envoie aux vendeurs leurs horaires d’arrivée, leur accès et les consignes de déchargement.
- Réserve les tentes, tables, chaises et stands dès que le nombre d’exposants est connu. Prévois aussi une solution pour les câbles : les rallonges et multiprises doivent être protégées et placées hors des passages.
- Vérifie les installations sanitaires et l’enlèvement des déchets au plus tard 3 jours avant le marché. Ce sont deux points souvent oubliés, alors qu’ils conditionnent directement l’accueil du public et le nettoyage du site.
- La veille, mets les boissons au frais, prépare la caisse avec la monnaie et teste les terminaux de paiement, les machines à café, les enceintes et les microphones. Le matin, garde du temps pour décharger, monter les tentes et installer les tables avant l’arrivée des vendeurs.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché régional ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations de matériel et les inscriptions des exposants prennent généralement plusieurs semaines.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché régional ?
- Finalise l’affectation des stands environ 7 jours avant l’événement. Envoie ensuite à chaque vendeur son numéro de stand, ses horaires d’arrivée et les consignes pratiques.
- Que préparer la veille d’un marché régional ?
- La veille, vérifie la météo, refroidis les boissons, prépare la caisse et la monnaie, et teste les équipements électriques et de paiement. Regroupe aussi les panneaux, numéros de stands et accessoires d’installation pour gagner du temps le matin.
- Combien de temps prévoir pour installer un marché régional ?
- Prévois au moins 3 heures pour décharger, monter les tentes, placer les tables et chaises, installer les stands et sécuriser les câbles. Ajoute du temps si plusieurs exposants arrivent en même temps ou si le site est difficile d’accès.
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