Checklist pour organiser un marché du disque

Un marché du disque demande de coordonner le lieu, les vendeurs, les inscriptions et l’installation le même jour. Commence par confirmer la date, les autorisations et les besoins techniques, puis structure le suivi des exposants. Les dernières vérifications concernent les numéros de table, les formulaires, les caisses, les boissons et l’accès au site. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, pour éviter les oublis qui compliquent l’accueil des vendeurs et du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Vérifier les autorisations
Inviter les vendeurs de disques
2 personnes
Créer l’invitation des visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des vendeurs
Attribuer les numéros de table
Envoyer les informations aux vendeurs
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la collecte des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la confirmation aux vendeurs
Fixer les tarifs de paiement
2 personnes
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de vente
Préparer les badges nominatifs
Préparer les caisses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Récupérer la livraison
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester la playlist musicale
Placer les numéros de table
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Diriger les vendeurs vers les tables
2 personnes
Vérifier les bacs à disques
3 personnes
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer le panneau d’entrée
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Passer de la musique
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier les stocks
Annoncer le dernier tour aux vendeurs
2 personnes
Annoncer les derniers visiteurs
Fermer l'entrée
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Couper la musique
Fermer les caisses
2 personnes
Mettre en sécurité les recettes de la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire enlever les déchets
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de marchéqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Pastilles numérotées pour tablesqté 12

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 2
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 40
Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 4
Plateauxqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Carafeqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Saladiers de serviceqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux indicateursqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Feuilles de numéros de tableqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Pince à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirme le lieu, la date et les autorisations plusieurs semaines avant l’événement. Vérifie aussi l’itinéraire et les points d’alimentation, surtout si des enceintes, des rallonges ou des multiprises sont prévus.
Fixe une date limite d’inscription des vendeurs au moins 7 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps de mettre à jour la liste, d’attribuer les numéros de table et d’envoyer les informations pratiques.
Envoie aux vendeurs leur numéro de table, l’horaire d’arrivée et les consignes d’installation dans un seul message. Une confirmation finale 2 à 3 jours avant réduit les appels de dernière minute.
Prépare les caisses, les calculatrices, la monnaie et les formulaires de vente la veille. Les badges nominatifs et les pastilles numérotées doivent déjà être triés par table avant l’installation.
Contrôle le matériel et les consommables la veille au soir : tables, chaises, tentes, éclairage, piles, boissons, gobelets et glacières. Mets les boissons au frais et charge les batteries externes avant de partir sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché du disque ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les invitations des vendeurs et la promotion prennent souvent plus de temps que l’installation elle-même.
Quand faut-il confirmer les vendeurs d’un marché du disque ?: Demande les inscriptions jusqu’à 7 jours avant l’événement, puis envoie une confirmation finale 2 à 3 jours avant. Cela permet de corriger la liste et les numéros de table avant l’impression des documents.
Combien de tables prévoir pour un marché du disque ?: Prévois une table par vendeur confirmé, puis ajoute 1 à 2 tables de réserve si l’espace le permet. Garde aussi une zone séparée pour l’accueil, les caisses et les formulaires.
Que préparer la veille d’un marché du disque ?: Rassemble les caisses, calculatrices, formulaires, badges, pastilles de table et matériel électrique la veille. Vérifie les prévisions météo, charge les batteries et mets les boissons au frais avant la fermeture du lieu.

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