Checklist pour organiser un marché des créateurs
Un marché des créateurs demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le lieu et l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au démontage. Vous y trouverez les points souvent oubliés : autorisations, besoins alimentaires, accès, météo, électricité et encaissement. Le plan réunit 56 tâches et 36 éléments de matériel pour préparer un marché fluide pour les créateurs comme pour les visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Inviter les créateurs
2 personnes
Établir le planning de promotion
Publier la promotion en ligne
Distribuer les flyers
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Organiser les clés et l’accès
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Retirer de l'argent liquide
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Tracer l’agencement des stands
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueillir les créateurs
3 personnes
Orienter les exposants vers les stands
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stands
2 personnes
Gérer les moments photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et la remise
2 personnes
Suivi
Faire démonter par les makers
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Mettre l’argent liquide en sécurité
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Table d'inscription
- Tables pliantesqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 14
- Plantes décorativesqté 8
- Panneaux de numéro de standqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Carafesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balai et pelleqté 3
- Serpillièresqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Sans ces confirmations, les invitations aux créateurs et la promotion risquent de devoir être repoussées.
- Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ensuite le temps de mettre à jour la liste des participants, de répartir les stands et de transmettre les consignes.
- Prévoyez l’implantation avant le jour J : numérotez les stands et dessinez les passages, puis vérifiez la place nécessaire pour les tentes, les tables et les zones d’accès. Gardez des cônes et du ruban de balisage pour sécuriser les circulations.
- Contrôlez l’électricité et l’éclairage la veille ou au plus tard le matin même. Comptez les rallonges et multiprises nécessaires avant de brancher les machines à café, les lampes LED et les guirlandes lumineuses.
- Préparez le comptoir d’inscription avec les informations des participants, les panneaux de numéro de stand et les moyens d’encaissement. Retirez l’argent liquide avant l’ouverture et testez chaque terminal de paiement avec 2 à 3 heures d’avance.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché des créateurs ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, inviter les créateurs et lancer la promotion sans précipitation.
- Quand arrêter les inscriptions des créateurs ?
- Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant le marché. Il vous restera ainsi 10 à 14 jours pour répartir les stands, confirmer les besoins et envoyer les informations pratiques.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché des créateurs ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour décharger, installer les tables et les tentes, tracer l’agencement, brancher l’électricité et mettre en place l’éclairage. Ajoutez une heure de marge si le lieu est grand ou si plusieurs fournisseurs interviennent.
- Quand vérifier la météo pour un marché des créateurs en extérieur ?
- Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps d’adapter les tentes, l’accès, le balisage et l’organisation des stands.
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