Organiser un marché de quartier sans rien oublier

Un marché de quartier demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut d’abord verrouiller la date, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis organiser les inscriptions, les stands, l’alimentation électrique, les déchets et les sanitaires. Cette checklist rassemble les 92 tâches et 82 fournitures du plan, afin de suivre une préparation claire jusqu’à l’accueil des exposants. Prévois aussi un responsable pour chaque zone et confirme les informations plusieurs jours avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
2 personnes
Délimiter le lieu et le terrain
2 personnes
Établir les règles du marché
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Dessiner le plan des stands
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation
2 personnes
Déterminer les points de déchets
2 personnes
Répartir les points de vente
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les conditions de vente
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver un stand de restauration
Réserver les sanitaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver l’alimentation électrique
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Finaliser la liste des exposants
Attribuer les numéros des stands
Envoyer la confirmation aux exposants
Envoyer le plan aux participants
Rappeler les riverains
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Prévoir de l’argent liquide
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les exposants
Remplir les glacières
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Créer les étiquettes et les listes de prix
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Remettre les stands aux exposants
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Distribuer les caisses
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir les repas
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Gérer les caisses
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Informer les exposants de la fermeture
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Compter les caisses
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants des objets trouvés
Stocker les restes
2 personnes
Déposer les recettes en espèces
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Tables de caisseqté 2
Glacièresqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Louchesqté 12

Catering

Courses

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Téléphones portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Stations de rechargeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 4
Glacières avec accumulateurs de froidqté 4
Conteneurs alimentairesqté 20
Thermosqté 6
Tapis de planche à découperqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 20
Panneaux de standqté 24
Listes de prixqté 24
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Bacs à plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Gants de travailqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Communication

Plansqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 300
Serre-câblesqté 100
Sous-mainsqté 6

Outils

Marteauqté 3
Tournevisqté 3
Clés à moletteqté 2
Mètres rubansqté 3
Ruban adhésifqté 6
Piquets de solqté 40
Sangles d'arrimageqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Commence par confirmer la date, les horaires et les limites du terrain avant d’inviter les exposants. Le plan des stands dépend de ces dimensions, des accès et des points d’alimentation.
Ouvre les inscriptions seulement après avoir publié les règles de vente et vérifié les autorisations nécessaires. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et la taille souhaitée du stand.
Dessine le plan avant d’attribuer les numéros : réserve les emplacements adaptés à la restauration, garde les passages dégagés et place les déchets à des points accessibles sans traverser les stands.
Réserve suffisamment tôt les tentes, tables, chaises, sanitaires, alimentation électrique et enlèvement des déchets. Les rallonges, multiprises, enrouleurs et terminaux de paiement sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine.
Finalise la liste des exposants et la répartition des bénévoles avant d’envoyer les confirmations. Indique à chaque exposant son numéro de stand, son horaire d’arrivée et la personne à contacter sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de quartier ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les réservations de sanitaires, d’électricité et de collecte des déchets peuvent prendre plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le marché, puis ferme les inscriptions environ 3 semaines avant. La liste finale et les numéros de stand doivent être transmis au moins 7 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché de quartier ?: Prévois au minimum un emplacement défini, une table ou un stand adapté, des chaises si nécessaire et une solution de rangement. Ajoute les tentes, portants, glacières ou tables de caisse selon les besoins déclarés par chaque exposant.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de quartier ?: Prévois au moins une personne responsable de la coordination, puis répartis les bénévoles par zones : accueil, installation, circulation, déchets et démontage. Pour un petit marché, une équipe de 4 à 6 bénévoles constitue une base pratique, à ajuster selon le nombre de stands.

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