Checklist pour organiser un festival reggae

Un festival reggae demande plus qu’une programmation musicale : il faut coordonner le lieu, les autorisations, les artistes, la technique et l’accueil du public. Cette checklist de 75 tâches et 84 fournitures suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières réservations au jour J. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme le transport des artistes, les besoins alimentaires, les bracelets, les livraisons et la vérification météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Demander les autorisations
Réserver les artistes
2 personnes
Réserver la technique
Consigner le catering
Réserver la sécurité
Réserver les toilettes
Réserver le matériel de premiers secours
Créer l’identité du festival
2 personnes
Rédiger les textes promotionnels
2 personnes
Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le transport des artistes
Imprimer le déroulé
Répartir le personnel
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Trier les bracelets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes

Événement

Accueil des artistes
2 personnes
Ouvrir l’accueil du public
5 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Gérer les flux de public
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Assurer la sécurité
4 personnes
Faire des annonces au public
Clore la dernière prestation
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
5 personnes

Suivi

Fermer le bar
4 personnes
Clôturer le catering
4 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 4
Tables de bièreqté 20
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Éléments de podiumqté 12
Bancs de vestiaireqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Groupe électrogène
Caisses du barqté 3
Terminaux de paiementqté 4
Stations de rechargeqté 3
Réfrigérateursqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Brûleurs à gazqté 4
Sauteusesqté 4
Trancheusesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Passe-câblesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Pains de glaceqté 40

Décoration

Drapeaux reggaeqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Nattes en bambouqté 8
Nappesqté 20
Tentures de scèneqté 4
Arches de ballonsqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Gants de nettoyageqté 12

Signalétique

Panneaux d'entréeqté 3
Panneaux de toilettesqté 4
Panneaux pour la trousse de premiers secoursqté 2
Affiches du programmeqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Kits d’éclairage de secoursqté 4

Inscription

Braceletsqté 400
Scanners de billetsqté 4
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Étiquettes nominativesqté 100

Logistique

Roll-containersqté 8
Diablesqté 3
Caisses de rangementqté 20
Sangles d'arrimageqté 12
Bâchesqté 8
Boîtes à outilsqté 3
Serre-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 12
Marqueursqté 12

Conseils

Commence les réservations plusieurs mois avant le festival : le lieu, les artistes, la sonorisation, les toilettes et la sécurité doivent être confirmés avant de lancer largement la promotion.
Prévois un plan technique détaillé pour les haut-parleurs, caissons de basse, micros, boîtiers DI, câbles, rallonges et groupe électrogène. Ajoute des passe-câbles aux endroits où le public circule.
Ne laisse pas la restauration au dernier moment : recueille les besoins alimentaires avant de confirmer le catering, puis vérifie les quantités de vaisselle, gobelets réutilisables, plateaux et couverts.
Imprime le déroulé et répartis le personnel avant l’ouverture. Une version papier permet de gérer les livraisons, les changements de plateau et l’accueil même si le réseau téléphonique est saturé.
Vérifie les prévisions météo quelques jours avant, puis le matin même. Les tentes, l’éclairage, les barrières et le matériel de secours doivent être contrôlés avant l’arrivée du public, pas pendant les balances.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival reggae ?: Commence idéalement 6 à 12 mois avant la date. Les autorisations, le lieu et les artistes passent en premier, puis viennent la technique, la sécurité, le catering et la promotion.
Quelles autorisations faut-il pour un festival reggae ?: Cela dépend du lieu et de la commune, mais il faut vérifier les autorisations d’occupation, de diffusion musicale, de sécurité et éventuellement de débit de boissons. Lance ces demandes au moins 3 mois avant l’événement pour garder du temps en cas de modification.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes et la technique ?: Confirme les artistes et la technique dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 4 à 6 mois avant. Le transport des artistes et les besoins techniques doivent ensuite être reconfirmés 2 à 3 semaines avant le festival.
Que préparer la veille d’un festival reggae ?: La veille, refroidis les boissons, prépare les en-cas, trie les bracelets et rassemble le matériel par zone. Garde au moins 2 heures le jour J pour contrôler les livraisons, l’installation électrique, l’éclairage et les accès.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.