Organiser un marché de printemps sans rien oublier

Un marché de printemps demande plus qu’une date et quelques stands : il faut coordonner les exposants, l’aménagement, le matériel et l’accueil du public. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’installation sur place. Prévoyez aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, la monnaie, les rallonges et le plan final des stands. Les 57 articles du plan servent de base pour vérifier vos achats et votre matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les réservations de stands
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir l'affectation finale des stands
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands et les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Ravitailler les sanitaires
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
Aménager les stands du marché
8 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Vérifier la caisse en espèces
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la machine à café
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables et les places assises propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clore les ventes du stand
3 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Fermer les points de restauration
3 personnes
Réfrigérer les restes périssables
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Nettoyer grossièrement le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et trier le matériel
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Nettoyer définitivement le lieu
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 14
Housses de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 50
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Jardinièresqté 12
Décoration de tableqté 14
Panneaux en ardoiseqté 12
Porte-prixqté 30
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 4
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons réutilisablesqté 24
Bacs à vaisselleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis dessinez l’aménagement avant d’inscrire les exposants. Gardez des allées assez larges pour les visiteurs, les poussettes et le passage d’un diable.
Contactez les exposants plusieurs semaines avant le marché et fixez une date limite pour les réservations. Demandez à chacun ses besoins en table, électricité, emplacement et alimentation afin d’éviter les changements de dernière minute.
Vérifiez les prévisions météo à 7 jours, puis de nouveau la veille. Pour un événement en extérieur, contrôlez les tentes, les housses, les tables et les solutions de rangement avant le montage.
Préparez séparément le matériel d’accueil et celui des stands : caisse avec monnaie, gobelets, tasses, assiettes, couverts, plateaux, machines à café, bouilloires et glacières. Faites cette vérification au moins la veille, pas au moment du chargement.
Le jour J, inspectez le site avant l’arrivée du public : panneaux d’itinéraire, branchements, câbles, tentes, tables et chaises. Prévoyez une personne responsable de l’installation et une autre pour l’accueil des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de printemps ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, contacter les exposants, traiter les inscriptions et diffuser les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, les achats et l’affectation finale des stands.
Quand faut-il confirmer les stands d’un marché de printemps ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Établissez l’affectation finale des stands au plus tard 5 à 7 jours avant, puis envoyez à chaque exposant son emplacement et ses horaires.
Que faut-il prévoir pour les boissons et le service ?: Prévoyez les gobelets réutilisables, tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux, machines à café, bouilloires et glacières selon le nombre de visiteurs attendu. Vérifiez les quantités et les besoins alimentaires au moins 48 heures avant l’ouverture.
Quand installer les tentes et les tables ?: Montez les tentes de réception et installez les stands, tables et chaises avant l’arrivée des exposants, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Testez ensuite les rallonges, multiprises et points d’alimentation avant de brancher les appareils.

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