Checklist para organizar un mercado de primavera

Organizar un mercado de primavera requiere coordinar puestos, proveedores, visitantes y montaje en un orden concreto. Empieza por cerrar la fecha y el lugar, diseña la distribución y confirma las reservas antes de promocionar el evento. Durante la última semana, revisa el tiempo, la electricidad, la compra y el material de cada puesto. El día del mercado, deja margen para montar carpas, mesas, sillas, cables y señalización sin trabajar con prisas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar las reservas de puestos
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la distribución final de los puestos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar los puestos y las mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el cartel informativo
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Reponer los servicios de baño
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Guiar a los expositores hasta su ubicación
3 personas
Montar los puestos del mercado
8 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Comprobar el dinero en efectivo
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas

Evento

Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Apoyar los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Rellenar la máquina de café
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpias las mesas y los asientos
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta en el puesto
3 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas

Seguimiento

Cerrar los puntos de comida y bebida
3 personas
Refrigerar los restos perecederos
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Limpieza general del recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Secar y clasificar los materiales
2 personas
Ordenar el stock
2 personas
Llevar los residuos a la basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar a fondo el recinto
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 14
Fundas para puestoscant. 12
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 50
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Taladros de bateríacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carretillascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Jardinerascant. 12
Decoración de mesacant. 14
Pizarrascant. 12
Portaprecioscant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 4
Señales de rutacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños reutilizablescant. 24
Cubetas para lavarcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y la distribución al menos 4 semanas antes. Así podrás confirmar los puestos, calcular las mesas necesarias y detectar con tiempo si faltan puntos de electricidad.
Pide a cada puesto sus necesidades de espacio, conexión eléctrica y mobiliario cuando confirme su reserva. Recoger también las preferencias dietéticas evita improvisar aperitivos o compras a última hora.
Comprueba el pronóstico del tiempo entre 48 y 24 horas antes. Si hay carpas, revisa que estén disponibles, clasifica la decoración y prepara una alternativa para proteger comida, cables y cajas de almacenamiento.
Prepara la caja y el cambio el día anterior, no durante la apertura. Separa el efectivo por denominaciones y deja los carteles de ruta listos para colocarlos en las entradas y cruces principales.
Reserva varias horas para el montaje: primero inspecciona el recinto y monta las carpas, después coloca puestos, mesas y sillas, y conecta los cables al final. Mantén despejadas las zonas de paso y comprueba cada conexión antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de primavera?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. La fecha, el lugar, la distribución y los puestos deberían estar confirmados durante las dos primeras semanas; deja la última semana para compras, materiales y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Confirma las reservas al menos 3 semanas antes del evento. Pide entonces el tamaño del puesto, las necesidades de electricidad y cualquier requisito de mobiliario para poder hacer la distribución final con 7 días de margen.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercado de primavera?: Calcula entre 3 y 4 horas de montaje, según el número de puestos y carpas. Monta primero las estructuras, después las mesas y sillas, y reserva los últimos 30 minutos para cables, carteles, neveras y una inspección general.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un mercado al aire libre?: Consulta el pronóstico 72 horas antes y vuelve a comprobarlo entre 24 y 48 horas antes. En ese momento confirma la necesidad de carpas, la protección de la comida y cualquier cambio en la distribución del recinto.

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