Organiser un marché de printemps sans rien oublier

Un marché de printemps demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut réserver le lieu, obtenir les autorisations, coordonner les exposants, organiser les inscriptions et prévoir l’installation jusque dans les détails pratiques. Cette checklist de 74 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : météo, stationnement, paiements, branchements électriques, signalétique et conservation des provisions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu du marché
Demander l’autorisation nécessaire
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Confirmer les réservations
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan et les panneaux
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Stocker les provisions au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer la monnaie
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Répartir les stands
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le point buffet
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clore la vente et la musique
3 personnes

Suivi

Faire décharger les exposants
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks au frais
2 personnes
Vérifier à nouveau les toilettes
Sécuriser les objets trouvés
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tapis de standqté 12
Tables de caisseqté 3
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à pâtisserieqté 120
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Chariots à mainqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Fleurs en papierqté 80
Décorations de tableqté 20
Étiquettes de standqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, les horaires et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant de contacter les exposants. Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour laisser le temps aux confirmations et à la promotion.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et d’espace dès l’inscription. Une répartition des stands préparée au moins 2 semaines avant l’ouverture évite les changements à l’arrivée.
Ne gardez pas les paiements pour le dernier jour : testez les terminaux, préparez la monnaie et prévoyez une table de caisse par point d’encaissement. Gardez aussi une solution de secours si le réseau tombe.
Vérifiez les prévisions météo 5 à 7 jours avant le marché et confirmez l’état des tentes, tables et chaises. Imprimez le plan, les panneaux et les étiquettes de stand avant le montage, pas pendant l’accueil.
Regroupez les informations utiles dans un déroulé horaire : installation, livraison, briefing des bénévoles, ouverture et rangement. Communiquez l’itinéraire et le stationnement aux exposants au plus tard 3 jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de printemps ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, réservations, inscriptions et commandes de matériel prennent souvent plusieurs semaines, surtout si la date est déjà très demandée.
Quand contacter les exposants pour un marché de printemps ?: Contactez-les environ 6 à 8 semaines avant l’ouverture, puis confirmez les réservations 2 à 3 semaines avant. Demandez dès le départ leurs besoins en espace, électricité et alimentation.
Quand vérifier la météo pour un marché en extérieur ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant l’installation. À ce moment-là, confirmez les tentes, la protection des tables et toute adaptation des horaires ou de l’accès.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de printemps ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 personne pour la coordination pendant les heures d’ouverture, puis 2 à 4 personnes supplémentaires pour le montage et le rangement. Ajoutez une personne dédiée aux paiements si plusieurs caisses sont utilisées.

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