Organiza tu mercado de primavera sin dejar cabos sueltos

Un mercado de primavera necesita más que puestos y decoración. Esta checklist te ayuda a ordenar las gestiones desde la reserva del lugar y los permisos hasta el montaje, los pagos y la recogida. Conviene cerrar pronto la participación de los puestos, confirmar proveedores y preparar un plano claro para evitar cambios de última hora. También incluye los detalles que suelen olvidarse: preferencias dietéticas, cambio en efectivo, refrigeración, cables y la previsión del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar la ubicación del mercado
Solicitar el permiso necesario
Contactar a los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Lanzar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Confirmar las reservas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Preparar opciones de pago
2 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir plano y carteles
Hacer etiquetas para los puestos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Guardar el stock en refrigeración
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar cambio en efectivo
Llevar materiales al lugar
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Distribuir los puestos
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de buffet
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Dar instrucciones a los titulares de los puestos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el puesto de entrada
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y la música
3 personas

Seguimiento

Hacer que los responsables del puesto descarguen
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Barrer y limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar el material refrigerado
2 personas
Inspeccionar los aseos
Asegurar los objetos perdidos
Llevar los residuos a la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Manteles de puestocant. 12
Mesas de cajacant. 3
Neveras portátilescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Terminales de pagocant. 4
Carritos de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Cucharones de servircant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Flores de papelcant. 80
Decoraciones de mesacant. 20
Etiquetas para puestoscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Pizarrascant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Faroles LEDcant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario, el lugar y los permisos antes de anunciar el mercado. Deja al menos 4 semanas para confirmar la ubicación y resolver cualquier requisito administrativo.
Confirma los puestos y proveedores entre 10 y 14 días antes. En ese momento también puedes hacer la distribución, recoger preferencias dietéticas y detectar necesidades de electricidad o refrigeración.
Prepara el plano, las etiquetas y los carteles como mínimo 3 días antes. Imprime varias copias del plano y del plan de trabajo: una para la entrada, otra para el equipo y otra de reserva.
Asigna los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega instrucciones concretas. Incluye quién recibe a los puestos, quién controla los pagos y quién revisa las neveras, los cables y el inventario.
Haz la compra y prepara el stock el día anterior cuando sea posible. Guarda los productos que lo necesiten en refrigeración, prepara los aperitivos y calcula el cambio en efectivo antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de primavera?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y tramita los permisos primero; deja las confirmaciones finales, el plano y el programa de voluntarios para los últimos 10 a 14 días.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Confirma las reservas entre 10 y 14 días antes del evento. Así todavía tendrás tiempo para rehacer la distribución, imprimir las etiquetas y resolver necesidades de mesas, sillas, electricidad o frío.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercado?: Haz la compra, revisa el inventario, clasifica la decoración y deja listo el material impreso. Guarda el stock en refrigeración y prepara el cambio en efectivo para no hacerlo durante la apertura.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de primavera?: Calcula al menos una persona para recibir los puestos, una para pagos y una para incidencias durante cada turno de 2 a 3 horas. Añade apoyo para montaje y desmontaje si hay muchas carpas, mesas o equipos eléctricos.

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