Checklist pour organiser un marché de Noël traditionnel

Un marché de Noël traditionnel demande une préparation suivie, surtout pour les exposants, les stands et les installations techniques. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les autorisations, le plan du marché et les réservations. Les dernières semaines servent à finaliser les inscriptions, l’alimentation électrique, les menus, la décoration et les bénévoles. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations de stands
Réserver l’électricité
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les autorisations
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
Établir les menus
2 personnes
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des caisses
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter la vaisselle et le matériel
2 personnes
Prévoir des sapins de Noël
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Informer les exposants
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
3 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Désigner les emplacements des stands
3 personnes
Vérifier les informations du stand
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Préparer le chocolat chaud
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer la caisse
3 personnes
Servir des boissons chaudes
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l’éclairage
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

Clôturer le départ des exposants
3 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter l’éclairage
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 6
Planches de standqté 36
Supports pour nappesqté 12
Poids de standqté 48
Passe-câblesqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 8
Pieds de sapinqté 8
Boules de Noëlqté 160
Guirlandes de Noëlqté 30
Couronnes de Noëlqté 12
Branches de sapinqté 30
Personnages de Noëlqté 10
Tapis rougesqté 4
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 24
Bougies LEDqté 40
Lanternesqté 16
Pilesqté 80
Lampes d'extérieurqté 8

Équipement

Rallongesqté 16
Multiprisesqté 12
Disjoncteurs différentielsqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Thermosqté 10
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à boireqté 150
Bol à soupeqté 100
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 150
Pincesqté 12
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Plateaux en aluminiumqté 30
Carafes de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 8
Thermomètreqté 3
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pelles à poussièreqté 4
Balaisqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Sprays nettoyantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi les itinéraires de sécurité avant de figer l’aménagement des stands.
Prévoyez un calendrier précis pour les exposants : invitations 6 à 8 semaines avant, inscriptions clôturées environ 3 semaines avant, puis confirmation des réservations de stands.
Dessinez le plan avec les tentes, tables, passages et points d’alimentation électrique. Gardez des passages libres et prévoyez les passe-câbles ainsi que les poids de stand avant le montage.
Réservez l’électricité et l’enlèvement des déchets au plus tard 3 à 4 semaines avant le marché. Contrôlez ensuite les rallonges, multiprises et disjoncteurs différentiels quelques jours avant l’installation.
Préparez la décoration et l’accueil en deux temps : sapins, guirlandes et lanternes avant le montage, puis étiquettes de prix, panneaux d’orientation et répartition des caisses le jour précédent. Comptez aussi la vaisselle et le matériel avant les achats frais.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël traditionnel ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, contacter les exposants et réserver l’électricité ainsi que la gestion des déchets.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant afin de confirmer les stands, les besoins alimentaires et les besoins électriques.
Quand réserver l’électricité pour un marché de Noël ?: Réservez l’électricité au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Une semaine avant, vérifiez les points d’alimentation, les rallonges, les multiprises et les protections différentielles nécessaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, contrôlez le plan des stands, les panneaux, les étiquettes de prix, la décoration, l’éclairage et la répartition des bénévoles. Comptez également la vaisselle et le matériel, puis confirmez les horaires d’arrivée des exposants.

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