Checkliste für einen Weihnachtsmarkt im Freien

Ein Weihnachtsmarkt im Freien braucht mehr Vorlauf als ein Fest in geschlossenen Räumen. Neben Ständen und Dekoration müssen Strom, Beleuchtung, Kälte, Wege, Parkplätze und ein Plan für schlechtes Wetter geklärt sein. Beginne mit Gelände, Öffnungszeiten und Standbetreibern und arbeite dich anschließend zu Verpflegung, Material und Helfereinteilung vor. Diese Checkliste bündelt 86 Aufgaben und 71 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag nichts Wesentliches fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
Weihnachtsmarkt ankündigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen von Besuchern bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Stromversorgung kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
Lageplan drucken
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
Namensschilder für Mitarbeitende erstellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Mitarbeiteranweisungen drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Suppe vorbereiten
2 Personen
Weihnachtsplätzchen verpacken
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Wechselgeld bereitlegen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Stromanschlüsse markieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
Suppe auf Temperatur bringen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
Marktstände kontrollieren
2 Personen
Kassen und Kartenterminals testen
2 Personen
Geländesicherheit überprüfen
2 Personen

Event

Eingang besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Pläne verteilen
Catering besetzen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Suppe servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Gelände sauber und sicher halten
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Gelände abnahmebereit machen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 8
TischröckeAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtsmützenAnz. 30
TischdekorationAnz. 12
WeihnachtsserviettenAnz. 300

Ausstattung

WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 12
AußenlautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
SeilrollenAnz. 4
BallastgewichteAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
SuppenschalenAnz. 100
TellerAnz. 150
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KanisterAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer
WarnkegelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standplätze und Laufwege mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. Drucke den Lageplan zusätzlich aus, damit Standbetreiber und Helfer auch bei leerem Akku weiterarbeiten können.
Prüfe die Stromversorgung nicht erst am Aufbauabend. Plane Verlängerungskabel und Steckdosenleisten nach Bereichen ein und teste Lichterketten, LED-Lampen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher mindestens 1 Tag vorher.
Kläre das Wetter spätestens 48 Stunden vor dem Markt und lege eine konkrete Alternative fest. Für Zelte, empfindliche Dekoration und Kühlprodukte sollte klar sein, wer sie bei Regen, Wind oder Frost schützt.
Bereite haltbare Vorräte früher vor, aber lagere Kühlprodukte erst kurz vor dem Einsatz gekühlt. Suppe und Snacks lassen sich am Vortag vorbereiten; Warmhaltebehälter und Suppenkessel sollten vor dem Öffnen getestet werden.
Teile Freiwillige mit festen Zeiten und Aufgaben ein, statt nur Namen zu sammeln. Drucke die Mitarbeiteranweisungen und Namensschilder spätestens am Vortag und plane eine kurze Einweisung vor dem Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Weihnachtsmarkt im Freien organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Standbetreibern. Die genaue Helfereinteilung, Einkäufe und Wetterplanung folgen in der letzten Woche.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Freien?: Das hängt von Besucherzahl und Standanzahl ab. Plane mindestens 1 verantwortliche Person für Aufbau und Technik, 1 für Standbetreiber, 1 für Besucherfragen und zusätzlich jeweils 1 Helfer pro stark besetztem Bereich ein.
Wann sollte man die Wettervorhersage für den Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe die Vorhersage erstmals 3 bis 5 Tage vorher und verbindlich 48 Stunden vor Beginn. Lege zu diesem Zeitpunkt fest, ob der Alternativplan aktiviert wird und wie Zelte, Wege und Strom geschützt werden.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Für die Planung kannst du pro angemeldeter Person etwa 1 warme Speise und 2 bis 3 Getränke für die ersten Stunden ansetzen. Rechne zusätzlich mit rund 10 Prozent Reserve, besonders bei kaltem Wetter.

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