Checklist voor een openlucht kerstmarkt organiseren
Een openlucht kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Leg eerst datum, openingstijden, terreinindeling en standplaatsen vast; regel daarna standhouders, stroom, verlichting, bewegwijzering en vrijwilligers. Plan eten en drinken ruim vóór de marktdag, zodat soep, koffie en gekoelde producten op tijd klaarstaan. Controleer de weersverwachting en zet uiterlijk de dag ervoor een alternatief weerplan klaar. Met deze checklist houd je de 86 taken en 71 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Kerstmarkt aankondigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen voor bezoekers verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders benaderen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Elektriciteitsvoorziening controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Plattegrond afdrukken
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Naamkaartjes voor medewerkers maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Medewerkersinstructies afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Kerstkoekjes verpakken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Stroompunten uitzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Brandblussers plaatsen
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Warme chocolademelk bereiden
2 personen
Soep op temperatuur brengen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Marktkramen controleren
2 personen
Kassa's en pinapparaten testen
2 personen
Terreinveiligheid controleren
2 personen
Event
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Plattegronden uitdelen
Catering bemannen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Soep serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terrein schoon en veilig houden
2 personen
Verlichting controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Eten en drinken koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Verlichting demonteren
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Terrein opleveringsklaar maken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 60
- Statafelsaantal 8
- Tafelrokkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Opbergkrattenaantal 20
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 10
- Reservebatterijenaantal 40
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerstfigurenaantal 10
- Kerstmutsenaantal 30
- Tafeldecoratieaantal 12
- Kerstservettenaantal 300
Apparatuur
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Soepketelsaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 8
- Verdeelstekkersaantal 12
- Buitenspeakersaantal 2
- Microfoon
- Pinapparatenaantal 3
- Kassa'saantal 3
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Soepkommenaantal 100
- Bordenaantal 150
- Messenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Jerrycansaantal 6
- Koelcontainersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalknijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffers
- Waarschuwingspionnenaantal 12
- Kabelmattenaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
Inrichting
- Afzethekkenaantal 12
- Pionlintaantal 4
- Informatiebordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 100
- Klembordenaantal 6
- Stiftenaantal 12
- Plakbandrollenaantal 8
- Touwrollenaantal 4
- Ballastgewichtenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Benader standhouders vroeg en leg hun standplaats vast voordat je de plattegrond afdrukt. Informeer iedere deelnemer daarna over opbouwtijd, route, parkeren en beschikbare elektriciteit.
- Controleer de stroomvoorziening per kraam en teken verlenghaspels en verdeelstekkers op de terreinindeling in. Test lichtsnoeren, ledlampen, speakers en microfoon vóór de opening; leg reservebatterijen apart klaar.
- Maak de looproute zichtbaar met route- en parkeerborden en hang een plattegrond op bij de ingang. Zet marktkramen, partytenten, tafels en afvalpunten zo neer dat bezoekers niet door bevoorradingsroutes hoeven te lopen.
- Plan de catering achteruit vanaf openingstijd: bereid soep en hapjes op tijd voor, koel koelproducten direct terug en zet houdbare voorraad apart klaar. Gebruik warmhoudbakken of soepketels en vul koffie en thee vanuit thermoskannen bij.
- Verdeel vrijwilligers in blokken en geef iedereen een naamkaartje en geprinte instructies. Wijs minimaal één persoon aan voor standhouders, één voor bezoekers en één voor stroom, weer en kleine storingen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een openlucht kerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, openingstijden en standhouders. Regel materiaal, vrijwilligers en aankondigingen uiterlijk 4 weken voor de markt; controleer het weerplan opnieuw in de laatste 48 uur.
- Wanneer moet ik standhouders voor een openlucht kerstmarkt benaderen?
- Benader standhouders ongeveer 8 weken vóór de markt, zodat je registratie en standplaatsindeling op tijd rond krijgt. Stuur de definitieve praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf, inclusief opbouwtijd, parkeerroute en stroommogelijkheden.
- Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een openlucht kerstmarkt?
- Plan verlichting voor elke kraam, looproute, ingang en eet- of zitplek; controleer dit bij voorkeur in het donker tijdens een proefopstelling. Test alle lichtsnoeren en ledlampen minimaal 1 week vooraf en houd reservebatterijen achter de hand.
- Wanneer moet ik een slechtweerplan voor een openlucht kerstmarkt maken?
- Maak het alternatieve weerplan tegelijk met de terreinindeling, dus niet pas na de weersverwachting. Controleer de verwachting 72 en 24 uur vóór de markt en leg vast wie beslist over tenten, verplaatsing, afgelasting en communicatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!