Checklist pour organiser un marché de Noël du quartier

Un marché de Noël de quartier demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les bénévoles et les fournisseurs. Commencez par fixer la date et le lieu, puis validez le budget, les autorisations, les stands et les tentes. Le plan du site doit préciser les emplacements, les branchements électriques, les accès et le stationnement. Cette checklist de 69 tâches et 60 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux derniers contrôles avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Vérifier les autorisations
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Réserver les stands
Réserver des tentes de réception
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Définir l’organisation du marché
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Informer les exposants
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Approvisionner les stands
6 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir la soupe
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les stands entre-temps
3 personnes
Vérifier l'éclairage
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Ramasser les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Gérer la caution et les paiements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappes de standqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 120
Bol à soupeqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Paniers à bols à soupeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Caisse
Terminal de paiement

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Panneaux directionnels en boisqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Chemins de table de Noëlqté 14
Agrafeuseqté 2
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bouteilles isothermesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, de réserver les tentes et de confirmer les exposants.
Dessinez le plan du site avant d’inviter les exposants. Prévoyez les stands, les tables, les zones de circulation, les prises électriques et un accès clair pour les livraisons.
Demandez les besoins alimentaires et techniques des exposants dès leur inscription. Vous éviterez de découvrir trop tard qu’il manque une prise, une rallonge, une marmite à soupe ou un espace adapté.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Désignez notamment une personne pour les livraisons, une autre pour la caisse et une autre pour orienter les exposants vers leur emplacement.
Testez les lumières de Noël, le système de sonorisation, le microphone et le terminal de paiement la veille. Préparez aussi les thermos, tasses, verres et bols avec les en-cas pour ne pas gérer ces détails pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël de quartier ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les tentes, les stands et les invitations aux exposants sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures avant l’ouverture pour installer les tentes, tables, chaises, décorations, éclairages et équipements. Ajoutez une heure pour tester l’électricité, la sonorisation et les paiements.
Que faut-il confirmer avec les exposants avant le marché ?: Confirmez leur emplacement, leur heure d’arrivée, leurs besoins électriques, leur matériel et leurs besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Envoyez aussi l’itinéraire et les informations de stationnement.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël de quartier ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour 10 à 15 exposants, avec des renforts dédiés à l’installation, aux livraisons, à la caisse et à l’accueil. Pour un marché d’une journée, organisez des rotations de 2 heures afin de maintenir une équipe disponible.

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