Checklist para organizar el Mercado navideño del barrio

Organizar un mercado navideño del barrio exige cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos, y después coordinar puestos, expositores, electricidad y voluntariado. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, sin dejar para el último día las carpas, el plano del recinto o las entregas. También contempla la comunicación con visitantes y vendedores, la compra de vajilla y el montaje de las luces. Úsala como calendario de trabajo y marca cada tarea cuando quede confirmada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Comprobar permisos
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar puestos
Reservar carpas de fiesta
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Definir la distribución del mercado
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Informar a los expositores
2 personas
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sopa
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Abastecer los puestos
6 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir sopa
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer los puestos entre medias
3 personas
Comprobar la iluminación
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Guardar los materiales en seco
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
Gestionar la fianza y los pagos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Manteles de standcant. 12
Manteles individualescant. 18
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 120
Tazones para sopacant. 80
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8
Tazones para sopacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Caja registradora
Máquina de sellado

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Señales de orientación de maderacant. 8
Pizarrascant. 12
Caminos de mesa navideñoscant. 14
Grapadoracant. 2
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 100

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Guantes de hornocant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Botellas térmicascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de reservar puestos o carpas. Así sabrás qué superficie puedes ocupar y qué condiciones debe cumplir la instalación.
Haz un plano del recinto con antelación e indica la ubicación de los puestos, las mesas, las zonas de paso y los puntos de electricidad. Comprueba que los cables no crucen recorridos de visitantes.
Confirma a cada expositor sus horarios de llegada, necesidades eléctricas, espacio asignado y ruta de acceso. Reúne las respuestas dietéticas antes de preparar aperitivos y bebidas.
Asigna voluntarios por turnos y dales una tarea concreta: recepción, información, montaje, caja o reposición. Una lista de nombres y horarios evita que varias personas se ocupen de lo mismo mientras queda una zona sin cubrir.
Prueba las luces de Navidad, las máquinas de café, las teteras y el equipo de sonido antes del montaje. Haz la compra y recoge los materiales con margen suficiente para resolver faltas o equipos que no funcionen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño del barrio?: Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas conviene fijar fecha y lugar, preparar el presupuesto y comprobar los permisos; después puedes reservar puestos, carpas y proveedores.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores del mercado navideño?: Intenta tener las inscripciones cerradas 3 semanas antes y confirma a cada expositor como máximo 14 días antes. Envía entonces el plano, el horario de llegada, la ruta y las indicaciones de aparcamiento.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 20-30 visitantes previstos durante las horas de mayor afluencia, además de al menos 2 personas para montaje y desmontaje. Divide los turnos en bloques de 2 a 3 horas.
¿Cuándo hay que probar las luces y el equipo del mercado?: Haz una primera prueba 7 días antes y otra el día anterior al mercado. Comprueba enchufes, alargadores, regletas, iluminación, sonido y máquinas de bebidas para poder sustituir cualquier elemento a tiempo.

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