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Checklist pour organiser un marché de Noël d’entrepreneurs

Un marché de Noël réunissant des entrepreneurs demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut verrouiller la date et le lieu, suivre les inscriptions, répartir les stands, vérifier les autorisations et anticiper les besoins électriques. Cette checklist regroupe 69 tâches et 59 fournitures pour avancer dans le bon ordre, des premières invitations à l’ouverture du lieu. Elle vous aide aussi à ne pas laisser les commandes, l’assurance ou les informations pratiques aux participants pour la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Inviter les entrepreneurs

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les emplacements

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Recenser les points d’alimentation électrique

  • Créer le plan

  • Confirmer les exposants

  • Publier la promotion en ligne

  • Distribuer les affiches

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Confirmer les fournisseurs

  • Passer la commande traiteur

  • Réserver la technique

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre en place les stocks non périssables

    2 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les stands du marché

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Accompagner les exposants à leur emplacement

    2 personnes

  • Assurer l’accueil des visiteurs

    2 personnes

  • Servir le service traiteur

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Maintenir le buffet propre

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Soutenir les stands

    2 personnes

  • Gérer le moment photo

  • Gérer la musique

  • Annoncer l'heure de fin

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

Suivi

  • Stocker le catering en sécurité

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les stands du marché

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Remercier les exposants

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 4
  • Stand de marchéqté 20
  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 60
  • Tabourets de barqté 12
  • Table de caisse
  • Table d'inscription
  • Portant à vêtementsqté 2

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lampes LEDqté 20
  • Lampes à pilesqté 10
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8

Décoration

  • Sapin de Noëlqté 2
  • Boules de Noëlqté 80
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Étoiles de Noëlqté 10
  • Chemins de tableqté 12
  • Décoration de table de Noëlqté 12
  • Badges nominatifsqté 25
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneaux du programmeqté 3
  • Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

  • Terminal de paiementqté 2
  • Enceintesqté 2
  • Microphone
  • Ordinateur portable
  • Téléphone mobileqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Imprimante de tickets de caisse
  • Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Carafeqté 6
  • Thermosqté 6
  • Petits bolsqté 20
  • Plateaux de serviceqté 8

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Cuillèresqté 100
  • Bol à soupeqté 80

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Balais à mainqté 4
  • Gants de nettoyageqté 10
  • Brosses de toilettesqté 3
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires, l’assurance et le nombre de points d’alimentation électrique disponibles.
  • Fixez une date limite d’inscription située 4 à 6 semaines avant le marché. Demandez en même temps les besoins alimentaires, le matériel utilisé par chaque entrepreneur et les éventuelles contraintes de branchement.
  • Envoyez le plan des stands et les informations pratiques au moins 10 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire d’arrivée, l’emplacement, le stationnement, les prises disponibles et ce que chacun doit apporter.
  • Réservez les fournisseurs, le traiteur et la technique au plus tard 3 semaines avant le marché. Les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises sont souvent oubliés jusqu’au montage.
  • Préparez les stocks non périssables 2 à 3 jours avant, puis récupérez les produits frais le jour prévu. Gardez une table d’inscription, des badges nominatifs, des panneaux indicateurs et un téléphone chargé dès l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël d’entrepreneurs ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les autorisations, l’assurance, les réservations et le plan des stands doivent être suffisamment avancés avant les 4 dernières semaines.
Quand envoyer les invitations aux entrepreneurs ?
Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le marché, avec une date limite d’inscription fixée 4 à 6 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la répartition des emplacements.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
Confirmez la liste des exposants environ 3 semaines avant le marché. Envoyez ensuite le plan et les consignes pratiques au moins 10 jours avant, afin que chacun puisse préparer son stand et son arrivée.
Quand préparer le matériel et les décorations de Noël ?
Rassemblez les éléments non périssables 2 à 3 jours avant : stands, tables, éclairage, rallonges, multiprises et décorations. Contrôlez les produits frais et les fournitures de dernière minute le jour prévu, avant l’ouverture du lieu.

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