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Unternehmer-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Unternehmer-Weihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Einladungen, Standplätze, Genehmigungen und Stromversorgung hängen eng zusammen. Beginnen Sie mehrere Wochen vorher mit Anmeldungen und Ernährungswünschen, bevor Sie Catering, Technik und Helfer festlegen. Kurz vor dem Termin werden vor allem Lageplan, Beschilderung, haltbare Vorräte und die Abholung frischer Produkte kritisch. Diese Checkliste führt Sie von der ersten Bestätigung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Unternehmer einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Stromanschlüsse erfassen

  • Lageplan erstellen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Lieferanten bestätigen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technik reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Marktstände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zum Platz begleiten

    2 Personen

  • Besucherregistrierung betreuen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stände unterstützen

    2 Personen

  • Fotomoment gestalten

  • Musik bedienen

  • Endzeit ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Marktstände abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 4
  • MarktstandAnz. 20
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 12
  • Kassatisch
  • Anmeldetisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

  • WeihnachtsbaumAnz. 2
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtssterneAnz. 10
  • TischläuferAnz. 12
  • WeihnachtstischdekorationAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 25
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 3
  • KreidetafelnAnz. 6

Ausstattung

  • KartenterminalAnz. 2
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop
  • MobiltelefonAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Pinbon-Drucker
  • LautsprecherständerAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KaraffeAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 80

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 10
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Legen Sie Standplätze erst nach der Anmeldefrist endgültig fest. So können Sie Stromanschlüsse, Tische und Wegweiser passend zur tatsächlichen Zahl der Standbetreiber einteilen.
  • Verschicken Sie die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Markt. Nennen Sie darin Ankunftszeit, Standplatz, Aufbauhinweise, Parkmöglichkeit und eine Kontaktperson.
  • Prüfen Sie Genehmigungen und Versicherung nicht erst beim Aufbau. Klären Sie diese Punkte mindestens 4 Wochen vorher, besonders wenn Festzelt, Marktstände oder zusätzliche Stromleitungen vorgesehen sind.
  • Bestätigen Sie Lieferanten, Catering und Technik etwa 7 Tage vorher erneut. Prüfen Sie dabei auch Kartenterminal, Lautsprecherboxen, Mikrofon, Laptop und Kühlboxen auf Verfügbarkeit und Ladezustand.
  • Planen Sie den Aufbau mit festen Uhrzeiten: Location öffnen, Strom anschließen, Beleuchtung testen und Beschilderung anbringen. Rechnen Sie für die Funktionsprüfung von Lichterketten, LED-Lampen und Verlängerungskabeln mindestens 60 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Unternehmer-Weihnachtsmarkt organisieren?
Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Genehmigungen, Versicherung und Standplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann müssen die Einladungen zum Unternehmer-Weihnachtsmarkt verschickt werden?
Verschicken Sie die Einladungen etwa 8 Wochen vorher und setzen Sie eine Anmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. So bleibt genug Zeit, Ernährungswünsche, Standplätze und Teilnehmerinformationen zu bearbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Unternehmer-Weihnachtsmarkts?
Planen Sie mindestens 3 Stunden für Möbel, Stände, Dekoration, Beleuchtung, Strom und Technik ein. Öffnen Sie die Location spätestens 60 Minuten vor Beginn, damit Lautsprecher, Mikrofon und Kartenterminal getestet werden können.
Wann sollte man Catering und frische Produkte bestellen?
Geben Sie die Cateringbestellung ungefähr 7 Tage vorher auf und bestätigen Sie die Menge 2 bis 3 Tage vor dem Markt. Haltbare Vorräte können früher bereitgestellt werden; frische Produkte holen Sie am Veranstaltungstag ab.

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